El control del efectivo en su negocio implica una contabilidad diligente y seguridad. Por el lado positivo, de acuerdo con la Administración de Pequeñas Empresas de los Estados Unidos, las transacciones en efectivo están menos sujetas a fraude, tarifas, períodos de espera y errores de pago. En el lado negativo, el efectivo no bien controlado puede atraer un mayor escrutinio por parte del IRS y la tentación criminal de los empleados y otros. La aplicación de varios métodos de control interno de efectivo puede ayudar a minimizar los riesgos.
Vetting Empleados
El control de efectivo comienza con las personas. Los empleados que manejan efectivo, o equivalentes de efectivo, incluidos cheques y comprobantes de tarjetas de crédito, deben ser examinados exhaustivamente. Las verificaciones de antecedentes penales, la detección de drogas y la verificación de empleos anteriores pueden ser parte del proceso de investigación. Según un informe del Journal of Management and Marketing Research sobre el impacto de la delincuencia en las empresas, “los controles de antecedentes también deben incluir un informe de historial crediticio, ya que algunos empleados pueden recurrir a la malversación de fondos de la empresa cuando las presiones financieras de la adicción a las drogas, el adulterio, el juego o los gastos médicos Parecen insuperables ".
Documentación de transacciones
Mantener recibos de transacciones en efectivo permite una contabilidad precisa y satisface al IRS al crear lo que el Departamento de Comercio de los EE. UU. Denomina una "pista de auditoría indiscutible". Los recibos numerados y en dos partes son ideales, ya que le permiten entregar una copia del recibo a su cliente y guarde la otra copia para sus registros. El conteo regular de cajas registradoras puede ayudar a asegurar la exactitud. La impresión de calculadoras y libros de recibos también puede ser útil para documentar transacciones en efectivo.
Separación de deberes
Parte del control interno de efectivo es poner a más de una persona a cargo de la auditoría de transacciones en efectivo. Las propias reglas de la Universidad de Yale para la separación de tareas requieren que ninguna persona esté exclusivamente a cargo del manejo de las transacciones iniciales de efectivo, el mantenimiento de registros, la conciliación de saldos, el transporte o el depósito de efectivo y la aprobación de la contabilidad. Según la Universidad de Yale, "cuando estas funciones no se pueden separar, se requiere una revisión supervisora detallada de las actividades relacionadas como una actividad de control de compensación".
Asegurando efectivo
Instalar cámaras de video y usar cajas de seguridad para guardar efectivo son métodos para proteger el efectivo en los puntos donde se realizan las transacciones. Asignar a un empleado y un supervisor juntos para administrar la seguridad de su empresa o hacer depósitos bancarios es un método que ayuda a proteger el dinero antes y durante su tránsito. La conciliación de los recibos de efectivo con los registros de depósitos bancarios a diario y la realización de revisiones mensuales de la contabilidad general de su compañía son formas en las que puede mantener una mirada vigilante sobre los registros de efectivo internos y disuadir problemas con el IRS.
Consejo del IRS
Según el IRS, "Si, en un período de 12 meses, recibe más de $ 10,000 en efectivo de un comprador como resultado de una transacción en su comercio o negocio, debe informarlo al Servicio de Impuestos Internos (IRS) y la Red de Ejecución de Delitos Financieros (FinCEN) en el Formulario 8300. "Las empresas tienen 15 días a partir de la fecha de recepción de una sola transacción en efectivo de $ 10,000 o más para presentar el Formulario 8300 ante el IRS.
