Las empresas tienen activos que pierden valor con el tiempo y es posible que deban eliminarse. Un ejemplo son los autos viejos que pueden ser un drenaje para la compañía debido a las frecuentes reparaciones. Una carta de disposición de activos proporciona la colocación final o la renuncia a los desechos, el exceso o la chatarra utilizando el proceso adecuado y bajo la autoridad correspondiente. La eliminación se puede lograr a través del abandono, la destrucción, el internamiento, la incineración, la donación o la venta. Los activos deben desecharse de acuerdo con la política de disposición de activos.
Determine los procedimientos para la disposición de activos en el estado en el que se encuentra su empresa; Luego indíquelos en la carta de disposición de activos. Llene un formulario de solicitud de disposición de activos, que generalmente se puede obtener del departamento de compras de la compañía. Si la venta de los activos será el método de disposición, solicite a los compradores interesados que presenten expresiones de su interés. Indique los activos específicos que se desecharán y dé su valor actual.
Indique el lugar al que deben ir para verlos aquellos interesados en comprar los activos. Indique el tiempo que tendrá lugar la visualización y el procedimiento que se utilizará para llevar a cabo la venta. Indique si el comprador debe realizar un pago inicial el día de la venta y si se cobrarán tarifas por participar en la subasta.
Incluya en la carta de disposición de activos las opciones de licitación si desea deshacerse de los activos utilizando el "sistema de licitación". (La diferencia entre "vender" y "licitar" es que la venta implica vender los activos a un precio fijo, mientras que la licitación implica que los compradores establezcan los precios que están dispuestos a pagar. En el sistema de licitación, los activos se venden al mejor postor.)
Una de las opciones es que los activos se vendan internamente, es decir, a los miembros, como empleados o accionistas, de la empresa. Indique si se realizará una licitación externa, lo que significa que los extranjeros podrán licitar. La carta de disposición de activos debe estipular claramente estas opciones e indicar el método (periódicos o en línea, por ejemplo) para anunciar la oferta.
Indique en la carta de disposición de activos si hay un precio de oferta mínimo y qué ocurrirá si ese mínimo no se cumple. Indique si la eliminación se detendrá o si se considerarán otros métodos de eliminación.
Indique en la carta de disposición de activos si se permitirán permutas. Aquí es donde se intercambian los activos y se aplican a la compra de nuevos artículos. Si este es el caso, especifique que un formulario de solicitud de disposición de activos se presente y envíe al departamento de la empresa responsable de administrar los activos. Sin embargo, algunas empresas contratan a empresas de servicios financieros, como bancos de inversión, para administrar sus activos. En esos casos, los formularios de solicitud de disposición de activos se envían a las compañías de servicios financieros relevantes.
Indique si los activos se desecharán mediante la donación a personas necesitadas o si serán destruidos. Indique el proceso a seguir para determinar a quién se donarán los activos. Si la eliminación se realizará a través de la destrucción, indique cómo se hará esto y qué leyes relevantes deben cumplirse.
