A nadie le gustan los impuestos. Seamos realistas: presentar sus impuestos siempre es algo estresante, incluso si contrata a un contador para que lo haga por usted. Para aliviar su ansiedad fiscal, es importante completar el papeleo adecuado y enviarlo en el momento adecuado para evitar sanciones. Aquí es donde entran los formularios W-2 y W-3. El IRS tiene una serie de formularios “W”, pero los formularios W-2 y W-3 están estrechamente vinculados con el empleador. Uno siempre es necesario, mientras que el otro puede no serlo.
Las formas W-2 y W-3 son definitivamente similares. La principal diferencia radica en su receptor. Las copias de un formulario W-2 van del empleador al empleado. Las copias de un formulario W-3 van de un empleador a la Administración del Seguro Social (junto con copias adicionales de los W-2). Entonces, ¿cómo archivar y cuál es la diferencia?
Consejos
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Los empleadores usan los W-3 para informar los ingresos a la Administración del Seguro Social si no están presentando los W-2 de manera electrónica.
¿Qué es un formulario W-2?
Cualquier persona que haya sido empleado de una empresa ha recibido un formulario W-2. Esto es como una hermana del MISC-1099, que atiende a trabajadores contratados. Antes de comenzar a trabajar en una nueva empresa, los empleados completan un formulario W-4 que detalla todas sus retenciones fiscales. Este formulario es utilizado por un empleador para crear un W-2. Al final del año, se envía por correo un formulario W-2 a todos los empleados, lo que les permite conocer sus ingresos totales para el año y los impuestos retenidos de sus cheques de pago. Pueden usar esto para obtener un reembolso en su declaración de impuestos. Dependiendo del estado de retención de un empleado, es posible que tengan que pagar el IRS al final del año. Esto suele ser más común con 1099 trabajadores, que no tienen impuestos retenidos por adelantado.
Los formularios W-2 son un requisito para todos los empleadores con empleados. El IRS reclama que los empleadores deben informar los salarios de cada empleado siempre que:
- Se retuvieron impuestos de renta, seguridad social o Medicare.
- Si se hubiera retenido el impuesto sobre la renta, siempre y cuando solo reclamaran un subsidio de retención o no reclamaran una exención en su W-4.
¿Qué es un formulario W-3?
Los beneficios públicos son una salvación para quienes se encuentran por debajo de la línea de pobreza. Al final del día, todos pagamos en ellos, y todos tenemos derecho a cobrarlos bajo ciertas circunstancias. Por ejemplo, los mayores de 65 años pueden cobrar el Seguro Social siempre y cuando hayan pagado lo suficiente en el sistema. Los que están por debajo de la línea de pobreza califican para Medicare. La Administración de la Seguridad Social necesita saber exactamente cuánto están pagando los empleadores a los sistemas, y ahí es donde entra un W-3.
Si eres un empleado, es probable que nunca hayas tratado un formulario W-3. Esto es utilizado estrictamente por los empleadores. Al final del año, los empleadores usan un formulario W-3 para informar las ganancias, los salarios de Medicare y los salarios de la Seguridad Social de todos sus empleados. Este documento se envía a la Administración de la Seguridad Social a más tardar en febrero. El problema es que también tiene que incluir los formularios de impuestos W-2 de cada empleado. Si tiene 10 empleados, debe enviar 10 formularios W-2. Los totales de todos los formularios W-2 sumados deben ser iguales a lo que usted informa en su formulario W-3.
Enviando un correo A W-2 y W-3
Los empleadores saben que los formularios W-2 vienen con una gran cantidad de copias, seis para ser exactos. Entonces, ¿cuál es el correcto para enviar junto con su W-3? La copia A se envía a la Administración del Seguro Social, lo que significa que esto es lo que adjuntará a su W-3. Copia B y C ir directamente a sus empleados. Enviarán el primero al IRS y lo mantendrán en sus registros personales en caso de que sean auditados. La copia D se archiva en sus registros en caso de que alguna vez sea auditado.
Las dos copias finales: Copia 1 y Copia 2 son para declaraciones de impuestos estatales o locales. Estos van a su empleado junto con la Copia B y C. Los empleados obtienen dos copias de la Copia 2 porque algunos pueden tener que presentar en diferentes estados.
Obtención de copias W-2 y W-3
Es bastante fácil obtener copias de los formularios W-2 y W-3. Puede comprar formularios ya impresos en tiendas de suministros de oficina o crearlos en la sección "Servicios comerciales en línea" de la Administración del Seguro Social. También puede imprimirlos desde el sitio web del IRS; solo recuerde que estos formularios deben ser escaneables. Quédate con los sitios web del gobierno para obtener los formularios oficiales. Si una máquina no puede leerlo, tendrá que pagar multas.
¿Cuándo debo enviarlos por correo?
El IRS comienza a procesar las declaraciones de impuestos a fines de enero, pero mientras más rápido presente su declaración, más rápido tenderá a obtener una devolución. Hay ciertas reglas sobre cuándo un empleador debe presentar un W-2 y un W-3 a las partes apropiadas.
Tanto el formulario W-2 como el formulario W-3 deben enviarse por correo a las partes correspondientes antes del 31 de enero. Si no realiza la presentación a tiempo, incurrirá en multas, que el IRS calcula según la tardanza de su presentación. Hay una multa de $ 50 por cada formulario W-2 que se envía por correo dentro de los 30 días posteriores a la fecha de vencimiento (que se suma si tiene muchos empleados). La multa máxima es de $ 536,000 dentro de esta ventana. Si tiene 31 días o más de retraso en la fecha, la multa aumenta a $ 60 por devolución con un máximo de $ 1,609,000. Si envía su declaración después del 1 de agosto, la multa se incrementará a $ 260 por devolución con un máximo de $ 3,218,500. Las cosas se ponen aún peor si el IRS cree que ha retenido intencionalmente los formularios W-2 y W-3. En este caso, la multa es de $ 530 por devolución, y no hay un máximo.
Propietarios de pequeñas empresas obtienen un descanso en las sanciones. Están limitados a una tasa más baja, pero todavía oscilan entre $ 50 y $ 530 por retorno. También puede incurrir en multas por presentar formularios que no son legibles por máquina o tienen información incorrecta.
Las extensiones no siempre están garantizadas
Anteriormente, casi cualquier persona podía obtener una extensión para presentar los formularios W-2 y W-3 con retraso. En los últimos años, este no es el caso. El IRS ha volcado la regulación en su cabeza. Hoy en día, debe completar una solicitud de extensión, pero no está garantizada. Debe tener una razón legítima detrás de su solicitud de extensión.
Si desea solicitar una extensión, debe completar el Formulario 8809 del IRS antes de la fecha límite del 31 de enero. La extensión solo te da 30 días.
Archivando A W-2 y W-3
Las empresas generalmente solo envían formularios MISC-1099 si le están pagando a un contratista más de $ 600 por su trabajo. Este no es el caso de un W-2, que no tiene requisitos mínimos de presentación. Todos los empleadores deben presentar un formulario W-2 para un empleado, incluso si no ganaron los salarios suficientes para exigir que presenten una declaración de impuestos.
Por otro lado, los empleadores no siempre tienen que llenar un formulario W-3. Esto es realmente sólo para personas que envían por correo. Si envía electrónicamente los formularios W-2 de su empleado a la Administración del Seguro Social y al IRS, no necesita enviar un W-3. La presentación en línea es un requisito para cualquier persona con más de 250 empleados.
