Los informes comerciales a menudo se colocan en una encuadernación plástica duradera o se encuadernan utilizando una encuadernación en espiral o en peine para garantizar que puedan contener a varios lectores. El formato de informe que utilizan los empresarios para los informes encuadernados se denomina "formato de manuscrito". Un informe en formato de manuscrito contiene varias secciones: una página de título, una carta de transmisión, una tabla de contenidos, un resumen ejecutivo, una introducción, un fondo del problema o situación, una discusión, una solución, una conclusión, un trabajo citado, y apéndices.
Comience el informe creando una página de título. La página de título se puede formatear de varias maneras diferentes, pero debe contener el título del informe, el nombre del autor, el nombre del destinatario y la fecha.
Crear la carta de transmisión. Si bien el informe puede tener múltiples destinatarios, la carta de transmisión se dirige al jefe del comité o a la persona de más alto rango. La carta de transmisión introduce la tarea y cubre los puntos principales. Esto actúa como un resumen anticipado para el destinatario del informe.
Escriba el cuerpo del informe, comenzando con la introducción. La introducción describe el propósito del informe, el problema que está discutiendo y el alcance del problema. Por ejemplo, si el tema del informe es la falta de estacionamiento en su lugar de trabajo, describiría el problema del estacionamiento, la razón por la que su empresa debe resolver el problema y qué estacionamientos está discutiendo.
Cree una sección llamada fondo y propósito que discutirá cualquier información relevante de fondo. Es posible que el destinatario del informe ya tenga conocimiento de esta información, pero si lo incluye, le brindará al resto del comité una visión general y demostrará su conocimiento del tema. Para el ejemplo de estacionamiento, puede discutir el hecho de que los lotes eran adecuados cuando comenzó, pero desde la fusión de la compañía en 2004, los nuevos empleados han tenido problemas para encontrar estacionamiento.
Escribe una sección que discuta las diversas soluciones al problema. La gerencia querrá estar informada sobre todas las soluciones posibles, o todas las causas posibles en el caso de un informe analítico, al problema. Cubra cada solución o causa en detalle y proporcione evidencia para cada una.
Describe la mejor solución o la causa más probable. Si aboga por una solución, proporcione un presupuesto y un cronograma para la solución, de modo que la administración tenga una idea clara de todo el dinero y el trabajo involucrado en la implementación de la solución. Si está describiendo una de las causas más probables, explique qué podría tomar para abordar la causa.
Escriba una conclusión que resuma el informe y reitere la necesidad de implementar su mejor solución o abordar la causa más probable. Proporcione información de acción, como fechas relevantes para la reunión para votar sobre la solución u otra información de la reunión.
Cree una sección de trabajos citados que enumere todas sus fuentes. Esto permitirá a la gerencia leer más sobre el problema o verificar sus hechos.
Coloque todos los apéndices, como una copia de una encuesta o un esquema detallado, al final del informe.
Cree el resumen ejecutivo después de escribir el cuerpo del informe. Luego, coloque el resumen ejecutivo directamente detrás de la tabla de contenido en el informe. El resumen ejecutivo debe tener aproximadamente 1/10 de la longitud del cuerpo del informe y debe ser una descripción completa de todo el informe. El propósito del resumen ejecutivo es proporcionar un resumen detallado del informe completo para el comité.
Escriba la tabla de contenido al final, pero colóquela detrás de la carta de transmisión. Cuando haya terminado con el cuerpo del informe, escriba todos los encabezados y subtítulos principales y colóquelos en la tabla de contenido, junto con su número de página.
Enlazar el informe. Si su informe solo se leerá una o dos veces, una cubierta de plástico transparente con una carpeta deslizable se verá profesional y será lo suficientemente resistente para algunos usos. Si su informe debe ser más duradero, llévelo a una tienda de copias y pídale que lo vinculen. La tienda de copias puede poner una cubierta de plástico de alta calidad en el informe e insertar un enlace en él. Una carpeta de peine es una opción adecuada y económica, pero una unión en espiral será la opción más duradera y atractiva por solo unos pocos dólares más.
