La optimización de un proceso de adquisición requiere la creación de pasos de compra específicos para minimizar el tiempo entre el momento en que una persona solicita un artículo y cuando lo recibe. En función de su proceso de compra actual, puede optimizar su sistema cambiando quién está involucrado, otorgando más autoridad de compra y estableciendo políticas de proveedores específicos.
Identificar las debilidades
El primer paso para simplificar su proceso de adquisición es identificar por qué quiere hacerlo. Usted podría estar gastando demasiado. Sus empleados pueden ser menos productivos porque tienen que esperar por el equipo que necesitan. Es posible que sus clientes no estén contentos porque no puede obtener materiales lo suficientemente rápido para cumplir con los pedidos. Sus formularios o incluso la falta de papeleo eficiente pueden estar causando cuellos de botella. Una vez que sepa cuáles son sus problemas de compra, puede examinar su proceso para ver qué podría estar causando el problema.
Centralizar o Descentralizar
Una forma de simplificar su proceso de compra es centralizarlo con una persona o departamento. En lugar de que un miembro del personal acuda al gerente de su departamento, quien luego se dirige al director de operaciones, quien luego se dirige al gerente de finanzas, permite que los empleados envíen solicitudes directamente a un agente de adquisiciones. Esto puede reducir el tiempo que se tarda en aprobar las compras porque una persona es responsable de la línea de tiempo.
Sin embargo, si ya tiene este tipo de proceso de compra centralizado, este podría ser su problema. Esto puede suceder cuando el agente de compras está abrumado con las solicitudes que tiene que investigar. Si este es el caso, considere que los jefes de departamento aprueben las compras primero, que luego envíen al departamento de finanzas. Para aprovechar al máximo este tipo de sistema, cree una fecha de vencimiento para todos sus formularios para asegurarse de que todos los involucrados sepan cuándo se debe realizar un pedido y saber que serán responsables.
Aumentar la autoridad de compra
Otro método para racionalizar las compras es otorgar a más empleados la autoridad para realizar compras. Esto puede llevar a gastos excesivos si no establece parámetros específicos, como qué bienes y servicios puede comprar un empleado en particular, un límite en la cantidad de compras que puede hacer y qué proveedores puede usar. Considere permitirle a los empleados la autoridad para realizar compras más pequeñas, especialmente las que generalmente se aprueban, como los suministros de oficina. Si puede controlar el uso de la tarjeta de crédito de la empresa por parte de empleados individuales, expida tarjetas a los miembros del personal con autoridad de compra, permitiéndoles realizar compras en línea, tradicionales o por teléfono sin tener que solicitar un cheque o compra con tarjeta de crédito al departamento de contabilidad. Crear estrictas políticas de la empresa para el uso de tarjetas de crédito de la empresa.
Proveedores de aprobación previa
Si los miembros del personal necesitan investigar y confirmar a los proveedores cada vez que realizan una compra, cree una lista de proveedores aprobados que puedan usar. Esto ayuda a garantizar que trabaje con proveedores que conoce y puede crear compras por volumen que pueden llevar a descuentos de proveedores. Configure un sistema de compras con proveedores aprobados para que no tengan que realizar un informe de crédito cada vez que un empleado realice una compra. Proporcione a los proveedores una lista de los empleados que pueden realizar compras, o use un código de compra de la compañía que le da a los empleados seleccionados. Una solicitud de formulario de propuesta o una plantilla que sus empleados pueden usar cuando necesitan obtener varias ofertas en un trabajo simplificará el proceso al eliminar la necesidad de que los miembros del personal creen documentos de ofertas.
Mejorar la programación de compras
Si sabe de antemano que necesita comprar bienes y suministros específicos, programe estas compras durante los tiempos lentos en su empresa, con mucha antelación. Esto puede ayudar a reducir las compras que se pierden en un mar de trámites, que requieren consultas a nivel de departamento y solicitudes aceleradas. Haga que los gerentes de sus departamentos envíen solicitudes de compra trimestrales, incluidas las fechas de entrega, y haga que su agente de compras cree un calendario para hacer compras.
