Las actas de las reuniones del personal brindan un registro escrito de las decisiones tomadas, los temas discutidos, los votos tomados, las asignaciones asignadas y otros asuntos que afectan al personal. Es importante capturar los detalles de la reunión, así como la esencia de las discusiones. No es necesario que registre cada palabra hablada durante la reunión, pero debería poder proporcionar a los participantes un registro preciso de la reunión.
Artículos que necesitarás
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Herramientas para tomar notas
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Grabadora
Prepárese para la reunión visitando la sala para evaluar dónde debe sentarse para obtener el mejor punto de observación y encontrar enchufes eléctricos si los necesita. Vea los minutos anteriores para estar al tanto de cómo se registraron los minutos en el pasado.
Obtenga una copia de la agenda para ayudarlo a organizar los minutos por tema. Obtenga una lista de los participantes invitados y verifique a los asistentes pidiéndoles que inicien sesión al ingresar a la reunión.
Anote la fecha y hora en que tuvo lugar la reunión. Escriba cada movimiento como fue presentado, palabra por palabra. Registre los votos tomados y cuántos votaron a favor, en contra y se abstuvieron. Incluya el nombre del creador de movimiento y quién lo secunda.
Use viñetas para resaltar temas de discusión importantes como presupuestos, elecciones o la planificación de eventos de la empresa. Tenga en cuenta los pros y los contras planteados durante la discusión y quién hizo cada declaración. Cierre cada tema de discusión con el resultado, que será una moción y un voto, una tarea para investigar el tema o una acción designada.
Escriba los minutos en un formato claro y fácil de leer para que sean más fáciles de seguir. Encuentre aplicaciones y herramientas ya creadas para que la toma de minutos sea más eficiente. Estos se pueden encontrar en sitios web como onenote.com si usa Windows. Visite evernote.com para obtener herramientas de escritura, agreedo.com para tomar notas y compartir minutos, y Google docs para las plantillas de actas de reuniones y formas fáciles de compartir las actas.
Escriba las actas tan pronto como pueda después de la reunión, mientras que las discusiones aún están frescas en su mente, preferiblemente dentro de las 24 horas. Escribir en tercera persona a lo largo.
Envíe un borrador al gerente o supervisor que presidió la reunión para su revisión antes de enviar las actas al resto de los participantes. Haga correcciones y envíe una copia a todos los asistentes a la reunión. Adjunte documentos apropiados, como una copia de un presupuesto, una lista de elementos de acción o una lista de números de contacto.
Consejos
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Crea una plantilla para simplificar el proceso de toma de minutos. Úselo una y otra vez cuando tome minutos del personal.
Use un dispositivo de grabación si está preocupado por la precisión. Dígales a los participantes que están grabando antes de encender su grabadora.
Advertencia
No se desanime cuando pierde la pista de la discusión o no entiende un punto hecho. Cuando se confunda, detenga el procedimiento y solicite una aclaración para asegurarse de que informe con precisión.
