Un objetivo importante de cualquier sistema de control interno es salvaguardar los activos. Debido a que los procesos de nómina afectan los recursos humanos y financieros, los problemas o las debilidades en los controles internos de nómina pueden ser costosos. Reconocer los riesgos inherentes al proceso de nómina, comprender sus posibles efectos y saber cómo abordarlos puede resultar en una importante prevención de pérdidas a lo largo del tiempo.
Los riesgos
Los riesgos en el proceso de nómina incluyen problemas de información financiera, como una subestimación de la nómina y los pasivos relacionados con los beneficios de los empleados o una clasificación errónea de los costos laborales entre el costo de los bienes vendidos (COGS) y los gastos de venta, generales y administrativos (SG&A). La eficiencia operativa puede verse comprometida mediante el pago de empleados fantasmas o despedidos (generalmente como resultado de una colusión) y mediante el uso de salarios incorrectos y tasas salariales. El cumplimiento de la normativa se ve comprometido por la violación de las leyes federales y estatales de salarios y horas o la violación de las regulaciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS) relacionadas con los empleados en comparación con los contratistas independientes.
Impacto
El potencial impacto financiero, de reputación y legal de los problemas de nómina varía ampliamente según el momento, el tamaño y la naturaleza. Comprender el impacto que podría tener un evento es importante para saber cómo abordarlo de manera adecuada. Las empresas deben tener en cuenta lo siguiente: Los errores de información financiera pueden aumentar las tarifas de auditoría externa. Los datos financieros incorrectos pueden resultar en decisiones de gestión deficientes y pueden afectar negativamente a los inversores y otras partes interesadas, como los acreedores. Los pagos a empleados fantasmas y las tasas de pago incorrectas pueden afectar negativamente a la liquidez y aumentar las cargas fiscales. Las violaciones de las leyes de salarios y horarios o las regulaciones del IRS pueden resultar en multas significativas, honorarios legales, tasas de rotación de empleados más altas y pérdida de reputación.
Mitigación
Puede reducir la probabilidad o el impacto de un problema de nómina si implementa controles de nómina sólidos. Sin embargo, el beneficio de implementar controles de nómina no debe superar el costo. La cuenta de nómina regular y oportuna y las conciliaciones de datos con el libro mayor general y con los datos de los procesadores de terceros, las transmisiones de archivos y otros registros pueden prevenir o detectar errores financieros. La revisión de las clasificaciones laborales de los empleados entre los costos directos e indirectos puede ayudar a identificar problemas de clasificación. La separación de tareas entre el ingreso de datos de nómina, el procesamiento y la autorización de pago y el personal de liberación es ideal, pero puede ser difícil en pequeñas empresas con recursos limitados. La revisión de la gerencia de mayor nivel, la aprobación y la comunicación de las tasas de pago, los cambios en las tasas, las promociones de personal, los cambios de trabajo y las terminaciones pueden ser apropiadas cuando la separación de funciones no es rentable. Los programas apropiados de capacitación de gerentes y supervisores para asuntos legales y de recursos humanos pueden ayudar a aumentar el cumplimiento normativo.
Vigilancia
Cualquier sistema de control interno puede volverse ineficaz con el tiempo a medida que el personal y los procesos de negocios cambian a través del crecimiento o a través de una administración inadecuada que anula los procedimientos de control. Realice evaluaciones periódicas de los riesgos potenciales y revise el diseño y la efectividad de los controles de nómina para asegurarse de que sigan siendo relevantes y rentables.
