Si está en un comité y necesita crear un informe para discutir su reunión, es importante asegurarse de estar preparado para la reunión y comprender los conceptos básicos de cómo escribir un informe del comité. Seguir varios pasos puede llevarlo de principio a fin, y tendrá un informe completo listo para entregar al individuo o al grupo que supervisa el progreso de su comité.
Lleve un bolígrafo y papel o una computadora portátil a la reunión de su comité. Registre la fecha, la hora, los asistentes, incluidos los títulos y la duración de la reunión. Escriba los temas en la agenda y lo que se haya discutido sin un tiempo específico. Anote quién aceptó y quién no estuvo de acuerdo, el motivo y otra información importante que ocurrió durante la reunión. Si no se acordó un tema del comité y el comité decidió presentar el debate hasta una reunión futura, asegúrese de tomar nota de eso y de cuándo volverá a reunirse el comité sobre el tema.
Desarrolle un informe a partir de sus notas que revise la reunión con mayor detalle, brindando toda la información en un formato organizado. Es posible que desee comenzar con una portada que incluya la fecha, la hora, la duración de la reunión y quién asistió.
Continúe escribiendo el primer tema de la reunión del comité, así como información detallada sobre lo que se discutió y lo que se decidió, incluida la información sobre los votos del comité. Ir a través de cada tema y hacer lo mismo. Dependiendo del tipo de comité y el motivo de la reunión, es posible que desee incluir posibles factores de riesgo si no se realiza una acción o si no se determina una acción. Escriba cuando el comité se reunirá de nuevo. Escriba una lista de los que recibirán el informe al final de la lista.
Lea el informe para asegurarse de que el documento esté libre de errores de puntuación y gramaticales. Verifique el informe del comité para asegurarse de que el contenido sea preciso y vuelva a consultar con sus notas. Revise el documento según sea necesario antes de terminar un informe completo de la reunión.
Haga copias y proporcione el informe a los asistentes, así como a la junta directiva, a otros comités, gerentes u otros, si corresponde.
Consejos
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Si prefiere grabar la reunión, asegúrese de contar con el permiso de cada miembro del comité antes de grabar la reunión.
Advertencia
Evite incluir información en el informe que se salga del tema para evitar el relleno y respete los hechos. Si alguien en el comité comenzó a hablar sobre sus hijos, por ejemplo, no lo incluya a menos que se refiera a algún trabajo que el comité esté realizando, como un programa de lectura para niños.
