Mantener un entorno empresarial organizado es un componente clave para una empresa exitosa. Los procedimientos de oficina son las pautas para ese ambiente organizado.Al seguir los pasos detallados para configurar los procedimientos de la oficina, su equipo puede centrarse en los negocios en lugar de los elementos que lo alejan.
Revisar los procedimientos actuales. La comprensión de los procedimientos actuales crea una línea de base para el cambio. Si no se establecieron procedimientos, escribir observaciones de procedimientos es un buen primer paso.
Recopilar comentarios de los empleados. Una vez que se capturan los procedimientos de la oficina de línea de base, reúna más comentarios de los compañeros de trabajo. Pregúnteles: "¿Qué debería cambiar? ¿Qué puede cambiar? ¿Es correcto el orden del procedimiento de la oficina?"
Identificar qué procedimientos funcionan. Saber qué es lo que funciona ayudará a que se centre en procedimientos que no funcionan.
Identificar qué procedimientos no funcionan. Resaltando las áreas de mejora, por lo que las recomendaciones pueden ser trabajadas.
Recomendar cambios a procedimientos que no estén funcionando. Use la lista del paso anterior y reúnase con otros empleados para enviar recomendaciones para cambios en procedimientos que no funcionan.
Detalle los pasos del procedimiento de oficina en detalle. Ahora que tiene una lista de procedimientos que funcionan y soluciones recomendadas para los que no, escríbalos en detalle. Enfócate en cómo un proceso se enlaza con el otro.
Publicar los trámites de la oficina a los empleados. La documentación detallada debe compartirse con todos los empleados para que todos puedan utilizar los procedimientos de la oficina.
Consejos
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Los procedimientos de oficina se publican mejor con un manual de capacitación, sesiones de preguntas y respuestas y un documento de "preguntas frecuentes". Nunca asumas que un proceso funciona. Sigue vigilándolo para la mejora continua.
Advertencia
Los procedimientos de oficina a veces son vistos como obstáculos para completar negocios, por lo que algunos empleados pueden ser tercos para cambiar. Centrarse en los beneficios de un proceso de oficina.
