El administrador de una subvención es responsable de supervisar las propuestas de subvención, controlar los fondos de la subvención y asegurarse de que todas las actividades de la subvención cumplan con el contrato. El administrador debe estar familiarizado con todos los plazos y resultados medibles y producir correspondencia, crear informes y mantener registros para demostrar que se cumplen todas las condiciones de la subvención. La recolección de datos, la entrada de datos y el análisis son parte del proceso. La administración de subvenciones es una actividad profesional que requiere una cuidadosa atención al detalle y la experiencia técnica.
Organizar
Recopile y organice la propuesta de subvención, todos los materiales de garantía y la correspondencia subsiguiente relacionada con el premio. Utilice las secciones de la subvención como punto de partida para la organización, con un archivo para cada resultado medible, por ejemplo. Archive todos los datos recopilados según el resultado al que se refiere, de modo que la información esté disponible cuando sea el momento de realizar informes mensuales o de fin de año. Hay una gran cantidad de papeleo involucrado en la administración adecuada de una subvención y esto debe organizarse cuidadosamente.
Identifique y envíe los formularios requeridos en la forma y el plazo especificados en el contrato. Crear una lista de verificación y una línea de tiempo al principio del proceso ayudará a asegurar el cumplimiento.
Determinar e implementar los sistemas de recolección de datos necesarios para cumplir con los términos de la subvención. Cada resultado medible especificado en la subvención debe probarse con la documentación. Por ejemplo, si prometió inscribir a 50 estudiantes, debe tener formularios de inscripción y hojas de registro en forma escrita.
Monitoreo de presupuestos: realice un seguimiento de los gastos para garantizar que las compras y los gastos se realicen de acuerdo con las partidas del presupuesto y emita informes periódicos sobre los gastos para que el personal sepa cuál es su posición con respecto a las limitaciones de compras y presupuesto.
Obtenga la aprobación para las modificaciones de la subvención según lo permiten los términos del contrato a medida que avanza el período de la subvención y se hace evidente la necesidad de cambios. Cualquier cambio en los términos de la subvención debe ser aprobado por el director ejecutivo de la organización.
Supervise el progreso hacia las metas y los resultados prometidos y sugiera cambios si no se cumplen. Si no se cumplen las metas de asistencia, por ejemplo, el miembro del personal responsable del reclutamiento debe ser advertido para que puedan tomar medidas correctivas.
Consejos
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Escriba el salario del administrador en la subvención como una partida en el presupuesto. Si el administrador maneja más de una subvención, escríbalos como un porcentaje del tiempo que requerirán para administrar cada subvención.
Advertencia
No cometa el error de esperar que el personal existente encuentre tiempo para administrar una subvención considerable. Las subvenciones de $ 100,000 y más requieren una gran cantidad de tiempo y experiencia para asegurar el cumplimiento y el cumplimiento es necesario si desea obtener financiamiento en el futuro.
