Una carta de contingencia incluye los planes y procedimientos que seguirá un departamento de negocios si algo sucede que pueda afectar las operaciones de la compañía de manera positiva o negativa. La carta explicaría cómo responder a un incendio o pérdida de datos, oa una buena fortuna inesperada, como un pedido grande. Si bien un plan de contingencia integral para toda la empresa puede abarcar numerosos departamentos, una carta de contingencia se centra en los problemas que puede encontrar un departamento individual y describe un plan para solucionar esos problemas.
Procesos y Tareas
Cada supervisor de departamento debe preparar una carta de contingencia que detalle los procesos de negocios que maneja y las tareas que supervisa. Esta carta debe incluir todo lo que hace el departamento, cada persona con quien se comunica, los entregables que proporciona y cuándo presenta los entregables. Por ejemplo, la carta de contingencia para un departamento de contabilidad debe mostrar cómo el departamento de contabilidad se comunica con el departamento de ventas para registrar las cuentas por cobrar y sus métodos de comunicación con el departamento de compras para rastrear las cuentas por pagar, así como la forma en que el departamento entrega los estados de resultados mensuales y trimestrales. declaraciones de impuestos.
Puntos de falla
La carta de contingencia debe incluir los puntos de falla en cada proceso. Estos son los eventos que pueden interrumpir la finalización de un proceso o tarea. Los puntos de falla pueden abarcar desde desastres naturales hasta pérdidas catastróficas de datos o simples fallas de comunicación entre compañeros de trabajo. Una carta de contingencia que describe los puntos de falla de un departamento de contabilidad puede incluir la omisión de las facturas de ventas de una semana o una falla en el disco duro que borra importantes estados financieros.
Probabilidad e Impacto
La siguiente parte de la carta de contingencia detalla la probabilidad de que los puntos de falla puedan ocurrir y el impacto que tales puntos de falla tendrían en las operaciones. La carta puede mostrar cómo algunos puntos de falla tienen una alta probabilidad, pero representan una amenaza mínima, mientras que otros puntos de falla pueden ser altamente improbables pero tienen consecuencias devastadoras. La carta de contingencia para el sistema de mantenimiento de registros automatizado de un departamento de contabilidad puede mostrar una baja probabilidad de que no se actualicen los registros de la compañía, pero la carta también puede mostrar cómo un fallo en este sistema puede tener un impacto importante en las operaciones del departamento.
Plan de acción de contingencia
La carta de contingencia contendrá un plan de acción que describe los pasos que tomará el departamento si se produce un punto de falla para que el departamento pueda solucionar el punto de falla mientras realiza una tarea necesaria. Si bien las acciones descritas en la carta de contingencia pueden no ser los métodos más eficientes o convenientes para completar la tarea, hacen el trabajo. El plan de acción en la carta de contingencia del departamento de contabilidad puede incluir pasos para usar libros contables del libro mayor y una calculadora en caso de pérdida de datos de un disco duro dañado.
