Una de las muchas formas del Servicio de Impuestos Internos, el W-9 brinda a los empleadores la oportunidad de recopilar los números de los contribuyentes de los empleados. Bajo la ley tributaria de los Estados Unidos, el gobierno grava a algunas corporaciones como individuos, en lugar de entidades comerciales. La cuestión de si las corporaciones necesitan un W-9 depende de los aspectos específicos de la situación y del tipo de corporación en cuestión. El IRS revisa periódicamente las instrucciones para presentar el formulario W-9.
Formulario W-9
El formulario W-9 le proporciona a un empleador el número de identificación fiscal de un empleado. Cualquier persona aprobada para trabajar en los Estados Unidos, incluidos ciudadanos y extranjeros residentes, posee este número. Completar el formulario constituye un esfuerzo relativamente sencillo, ya que requiere poco más que el nombre, la dirección, el Número de identificación fiscal, la clasificación fiscal y la firma de la persona en cuestión. Las empresas no presentan estos formularios ante el gobierno, sino que los mantienen en los archivos de los empleados como una hoja de referencia.
Archivando un W-9 con una Corporación
Cuando una empresa subcontrata el trabajo, a menudo le pide al empleado subcontratado que complete y devuelva un formulario W-9 para referencia. Las corporaciones usan la información provista por un W-9 para propósitos de impuestos. El Número de identificación fiscal de un empleado subcontratado permite a las corporaciones, y a cualquier otro empleador, pagar y gravar adecuadamente a los empleados, y reportar todos los pagos realizados a empleados subcontratados al IRS. Los bancos también pueden pedir a los clientes que presenten un formulario W-9 como prueba de identidad y estado del contribuyente.
Presentación de W-9 como una corporación
En algunos casos, las corporaciones deben presentar formularios W-9 cuando son contratados para trabajar por otras corporaciones o empleadores. Cuando una persona trabaja bajo una compañía de responsabilidad limitada, como una Corporación S, una Sociedad C, una sociedad o un propietario único, esa persona debe presentar un W-9 como una empresa con el número impositivo de la empresa. En tales casos, el W-9 debe contener el número de identificación fiscal de la corporación y no el individuo. Cualquier persona que trabaje como una corporación que desee utilizar un Número de identificación fiscal personal en un W-9 para un trabajo específico debe presentar el formulario como individuo y no como una corporación.
Información Adicional
Para un ciudadano de los Estados Unidos, un Número de identificación fiscal constituye su Número de Seguro Social. Los residentes permanentes sin números de seguro social pueden solicitar un número de identificación fiscal con el IRS. Los nuevos residentes de los Estados Unidos deben obtener un número de Seguro Social antes de comenzar a trabajar. Si una empresa subcontratada trabaja con un ciudadano o residente no estadounidense, esa persona puede presentar un formulario W-8 en lugar de un formulario W-9.
