Hay pocas leyes específicas que rigen el manejo de efectivo. Las personas que violan los procedimientos de manejo de efectivo delineados en su contrato de trabajo pueden encontrarse sujetos a un proceso penal o responsabilidad civil. Cualquier negocio responsable que haga que sus empleados manejen cantidades significativas de efectivo creará un documento que explica su política sobre el manejo de efectivo. Los empleados que violen ese acuerdo pueden estar sujetos a despido u otras consecuencias en situaciones más severas.
Consecuencias criminales
Los empleados que roban dinero que no les pertenece pueden ser acusados de cargos penales relacionados con robo o incluso fraude. Si el robo se repite durante un período de tiempo, las sanciones pueden ser severas - años en prisión. Si el total de robos es menor que el límite de reclamos menores para el estado en el que ocurrieron, es posible que no sea un asunto criminal. Si un empleado permite el robo de cantidades sustanciales de efectivo por negligencia grave, se le puede acusar de ese delito y despedir de su empleo.
Las políticas
Las compañías que quieran asegurarse de que sus empleados sean legalmente responsables de los errores que cometen en relación con el manejo de efectivo deben desarrollar políticas específicas de manejo de efectivo. Si no hay una política de manejo de efectivo, es mucho más difícil presentar cargos legales o civiles contra un empleado que actúa de manera negligente o maliciosa mientras maneja los fondos de la compañía.
Procedimientos Asociados
El mantenimiento de registros precisos es un pilar de una política sensata de manejo de efectivo. Sin registros precisos, puede ser imposible probar lo que ha sucedido con los activos de la empresa. Cualquier ingesta o extracción de dinero debe registrarse en un libro de contabilidad o en una hoja de cálculo cercana al momento en que realmente ocurrió. La contabilidad precisa está obligada por las leyes locales, estatales y federales. Si la información en el libro de contabilidad se puede confirmar de forma independiente o automática, se reducen las posibilidades de que el fraude o el robo escapen a la detección.
Efectos
La implementación de los procedimientos de manejo de efectivo es costosa, pero reduce la cantidad de riesgo acumulado para el negocio. Hacer negocios electrónicamente en lugar de usar efectivo tiene algunos gastos, como los cargos por tarjeta de crédito, pero reduce la necesidad de desarrollar políticas extensas de manejo de efectivo e implementar procedimientos de monitoreo. Enjuiciar o demandar por errores de manejo de efectivo rara vez es una actividad rentable para una empresa, por lo que hacer todo lo posible para evitar tal eventualidad aísla a la empresa de un mayor riesgo.
Beneficios
Educar a los empleados sobre la importancia de seguir los procedimientos exactos de manejo de efectivo. Supervise a los empleados para la satisfacción laboral y los antecedentes penales si están involucrados en el manejo de efectivo. Si es posible, asigne solo a los empleados un registro de responsabilidad y profesionalidad a las tareas de manejo de efectivo. Cierta experiencia contable o conocimiento básico del campo también aumenta las posibilidades de cumplimiento legal.
