Las directivas escritas a los empleados suelen ser más útiles que las instrucciones verbales. Una carta que contiene los detalles de una nueva política o procedimiento le da a los empleados un documento para referencia futura. Además de ayudarles a recordar cómo seguir un nuevo procedimiento, una carta directiva cumple con el requisito legal de proporcionar una notificación oficial de una nueva política exigida por la ley. Por ejemplo, a principios de 2011, muchas ciudades están instituyendo prohibiciones de fumar que afectan a los negocios del área. Es responsabilidad del empleador informar a los trabajadores cómo cumplir con la nueva política de fumar.
Coloque el membrete de la empresa en su impresora. Esta directiva es una notificación oficial y el membrete reforzará la naturaleza formal de la información.
Escriba la fecha completa. Siempre debe incluir la fecha en una directiva porque establece el momento de la notificación. Salta una línea.
Escriba el nombre del destinatario y su dirección si la directiva solo va dirigida a una persona. Si es una carta general para todos los empleados, omita el nombre y la dirección.
Escriba "Estimados empleados valiosos" seguido de dos puntos si la carta va a todos los empleados. Escriba un nombre específico si va a una persona.
Comience la carta con una declaración directa de lo que tratan las instrucciones. Proporcione los detalles relevantes sobre la política o el procedimiento, como cuándo entrará en vigor y quién se verá afectado por la política.
Enumere los pasos para completar la tarea o para cumplir con la nueva política. Use un lenguaje claro y fácil de leer que los empleados puedan seguir.
Explique cómo esta nueva política beneficiará a los destinatarios y dé las gracias por su cooperación. Explique qué sucederá si un empleado decide no cumplir con la directiva.
Indique los plazos apropiados o la información de contacto en el párrafo final. Describa el método para evaluar el cumplimiento de los empleados, si corresponde. Ofrezca responder a cualquier pregunta que los destinatarios puedan tener.
Cierre la carta escribiendo un cierre respetuoso y escribiendo su nombre completo y título. Firme encima de su nombre escrito.
Pida a otro supervisor que lea la carta para asegurarse de que no se haya perdido ninguna información.
Envíe la (s) carta (s). Si la directiva es el resultado de un cambio en una ley, considere solicitar la confirmación de la firma a los destinatarios para probar que se recibió la directiva.
