Como propietario de una pequeña empresa, desea crear un entorno de trabajo productivo que estimule la creatividad y la innovación. Un espacio pequeño y lleno de gente con muebles viejos y computadoras obsoletas puede afectar la moral de los empleados y el rendimiento general. Por lo tanto, es importante configurar un sistema de oficina moderno que mantenga a su equipo comprometido y motivado. Piense en ello como una inversión en su negocio.
Consejos
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Un sistema de oficina es una red interconectada de recursos que garantiza un entorno de trabajo sin problemas.
¿Qué es un sistema de oficina?
El término sistema de oficina tiene diferentes significados para diferentes personas. En general, se refiere a los diversos componentes y elementos de una oficina, desde las computadoras y el equipo de trabajo hasta su diseño y ambiente físicos. También cubre la forma en que los empleados interactúan y la cultura general de la oficina.
Sin estos elementos, una oficina es solo una habitación o espacio vacío. Son las personas y el equipo que convierten este espacio en un entorno visualmente atractivo y productivo que se alinea con su visión y objetivos. De hecho, algunas fuentes dicen que la productividad depende de 20 por ciento más alto en empresas con espacios de oficina bien diseñados _._ Los empleados necesitan sentirse seguros y cómodos en el lugar de trabajo y tener acceso a equipos de calidad para que puedan alcanzar el máximo rendimiento.
El espacio de trabajo físico tiene un impacto directo en la productividad y la satisfacción laboral de su equipo. El bienestar de los empleados y el desempeño en el lugar de trabajo están fuertemente conectados. Los empleados felices se sentirán más motivados y trabajarán más duro para ayudar a la organización a crecer y lograr sus objetivos. Esto dará como resultado clientes más felices y servicios de mayor calidad.
Mejorar el flujo de información
Un sistema de oficina funcional garantizará que sus empleados tengan acceso al conocimiento que necesitan cuando lo necesitan. Por lo tanto, es esencial que les proporcione sistemas informáticos, software y equipos modernos que ayuden a facilitar el flujo de información. Considere invertir en herramientas de colaboración en equipo como Slack y Asana, sistemas VoIP, software de oficina, Ethernet y software de gestión de proyectos.
Con estos recursos, su equipo tendrá acceso en tiempo real a los datos y podrá comunicarse de manera más efectiva. Los empleados que viajan o trabajan de forma remota podrán compartir archivos sobre la marcha, chatear con sus colegas a través de la web e intercambiar información rápidamente. Algunas herramientas, como el software de gestión de proyectos, pueden agilizar las tareas que requieren mucho tiempo, mejorar la colaboración y generar informes con información valiosa sobre los proyectos en los que está trabajando.
Considere contratar a un gerente de oficina
Como propietario de un negocio, es posible que no tenga el tiempo o la experiencia necesarios para garantizar el correcto funcionamiento de un sistema de oficina. Preferiría centrarse en los aspectos centrales de su negocio, como adquirir nuevos clientes o expandir sus operaciones. En este caso, considere contratar a un gerente de oficina. Se asegurará de que su oficina funcione sin problemas, organizará su distribución, programará reuniones y determinará qué tipo de software y otros equipos necesita su equipo.
Las funciones de un gerente de oficina dependen de la industria y el tipo de negocio. Una persona que trabaja para un despacho de abogados, por ejemplo, tendrá diferentes responsabilidades que una empleada por una agencia creativa o una empresa de investigación. En general, los gerentes de oficina son responsables de:
- Completar tareas administrativas.
- Supervisar empleados
- Organización de eventos, reuniones y conferencias.
- Adquisición de software empresarial, material de oficina y equipamiento.
- Gestión de presupuestos de oficina
- Asegurar el cumplimiento de los empleados con las políticas de salud y seguridad.
- Preparando informes
- Analizando el consumo de energía
- Manteniendo suministros en stock.
- Mantener la condición de oficina
- Identificando ineficiencias y áreas de mejora.
- Resolviendo conflictos y asignando tareas.
Además, estos profesionales pueden explicar la tecnología de la oficina y las prácticas de gestión a su equipo, proporcionar capacitación y realizar tareas generales de TI. Algunos incluso pueden manejar la nómina y la contabilidad. Su función principal es garantizar el buen funcionamiento de su oficina.
Crear una cultura de oficina positiva
Además de invertir en equipos de calidad y cumplir con las prácticas de salud y seguridad, es importante que cree una cultura de oficina positiva. Sus empleados son sus activos más valiosos, por lo que necesita proporcionar un entorno de trabajo en el que disfruten pasar el tiempo. La cultura de la empresa es un componente clave de un sistema de oficina eficaz.
Enfóquese en crear un ambiente donde las personas se sientan comprometidas y motivadas. Tómese el tiempo para escuchar lo que tienen que decir y solicite sus comentarios regularmente. Pueden aportar nuevas ideas y sugerencias sobre cómo reducir los costos operativos, atraer a más clientes o hacer las cosas mejor y más rápido. Anímelos a expresar sus opiniones y decirle lo que necesitan para trabajar de manera más eficiente.
Las cosas simples, como proporcionar café gratis, cambiar a escritorios ergonómicos y celebrar pequeños logros juntos, pueden hacer mucho por la satisfacción y la productividad de los empleados. De hecho, las organizaciones con empleados comprometidos reportan una asombroso rendimiento un 202 por ciento mayor que aquellos sin ellos. Un sistema de oficina bien diseñado podría ser exactamente lo que necesita para hacer crecer su negocio y obtener una ventaja competitiva.
