Los diagramas de flujo son útiles para mostrar cómo encajan los pasos en un proceso de negocios. Cuando se utilizan para documentar el ciclo contable, sirven no solo como una lista de verificación conveniente para asegurarse de que sus empleados completen cada paso en el ciclo contable completo cada mes, sino que también lo ayuden a analizar y mejorar los flujos de trabajo contables. Una vez que entienda qué símbolos usar dónde y qué información requiere cada uno, no es difícil crear un diagrama de flujo del proceso contable.
Comprender los símbolos de diagrama de flujo
Los símbolos de diagrama de flujo muestran los pasos, las decisiones y las tareas involucradas en el ciclo contable. Aunque puede usar cualquier símbolo para representar cada uno de estos, muchas personas usan símbolos estándar. Para un diagrama de flujo del proceso contable, estos incluyen óvalos, rectángulos y paralelogramos, que son formas planas con lados opuestos paralelos e iguales en longitud. También son útiles las flechas que indican la dirección en la que fluye el proceso de contabilidad. Como lo explica el sitio web Mind Tools, los óvalos representan con mayor frecuencia el principio o el final de un proceso, los rectángulos identifican tareas específicas y sus instrucciones o instrucciones, y los paralelogramos clasifican los resultados contables.
Crear la estructura del diagrama de flujo
El ciclo contable es un conjunto de 10 pasos que tienen lugar en el mismo orden cada período contable. En el orden en que ocurre cada paso, el ciclo contable consiste en identificar transacciones, analizar transacciones, registrar asientos en el diario, registrar asientos en el libro mayor, calcular un balance de prueba, realizar registros de ajuste, calcular un balance de prueba ajustado, preparar estados financieros, transferir saldos en cuentas temporales a través de entradas de cierre y cálculo de un balance de prueba posterior al cierre. Identifique cada paso principal dentro de un óvalo y use flechas direccionales para crear una estructura de diagrama de flujo vertical.
Añadir detalles de la tarea
Realizar un análisis de tareas para identificar tareas individuales en cada paso del ciclo contable. Cuantos más detalles proporcione, más útil será la tabla. Por ejemplo, en lugar de usar un solo rectángulo que dice "registrar entradas de diario como débitos o créditos", haga una lista de cada paso o proporcione instrucciones para completar esta tarea en su propio rectángulo. Para los pasos que producen resultados, como la preparación de estados financieros, identifique el resultado utilizando paralelogramos, colóquelos a la derecha del rectángulo correspondiente y conéctelos con flechas direccionales. Repita este paso hasta que se complete el diagrama de flujo.
Probar y verificar
Una vez que se completa el diagrama de flujo, Mind Tools recomienda que verifique la información y la pruebe para verificar su exactitud. Una forma de lograr esto es pedir a los empleados de contabilidad que revisen el cuadro y lo prueben siguiendo los pasos exactamente como se presentan. Este también es un buen momento para analizar el ciclo contable para mejorar la eficiencia y los controles internos. Identifique los pasos innecesarios y redundantes, así como los pasos que debe incluir. Observe si los procedimientos contables proporcionan un control interno adecuado, como la seguridad de la información y la separación de funciones.
