Escribir cartas de cobro a clientes que no pagan es una tarea inevitable para todos los dueños de negocios. Para aumentar sus probabilidades de recibir el pago de lo que se le debe, establezca una política de pago detallada antes de emitir crédito y use tacto y profesionalidad cuando intente cobrar cuentas vencidas.
Crear una política de pago
Antes de permitir que un cliente o cliente difiera el pago, pague a crédito o pague después de la entrega de productos o servicios, desarrolle una política de pago que describa sus términos. Esto debe incluir detalles sobre cuándo considera un pago vencido, como 10 días o 30 días después de que se emite una factura. También debe incluir detalles sobre lo que sucederá si continúa la falta de pago, como la imposición de multas y cargos por demora, la interrupción de servicios o la adopción de medidas legales.
Abordar los detalles
Consulte su acuerdo contractual con el cliente al redactar su carta de cobro. Haga referencia al pedido, el número de factura, la fecha del servicio o la compra y la fecha de vencimiento del pago original. Si hubo intentos anteriores de recopilación, mencione esos también y déle al cliente un total que incluya multas. Por ejemplo, "Su pedido de 1,000 botellas de agua se entregó el 1 de octubre y se emitió una factura por $ 250 por correo electrónico el 3 de octubre con una fecha de pago del 3 de noviembre. Su cuenta tiene un vencimiento de 30 días y su cuenta ha sido evaluada a Tarifa de $ 25, lo que hace que su saldo pendiente sea de $ 275, pagadero de inmediato ".
Sé simpático, pero firme
Si bien algunos clientes que no pagan pueden estar esquivando sus facturas, otros pueden haber olvidado su fecha de pago o tener serios problemas de flujo de efectivo. Ofrezca a los clientes el beneficio de la duda al escribir cartas de cobro para evitar ponerlas a la defensiva. Por ejemplo, "Entendemos que pueden surgir circunstancias imprevistas y estamos comprometidos a trabajar con usted para resolver este asunto". Este enfoque no insulta al cliente, pero deja claro que el pago debe realizarse independientemente de las circunstancias.
Adjuntar documentos de verificación
Adjunte a su carta de cobro copias de las facturas emitidas anteriormente, correspondencia anterior sobre el tema, una copia de cualquier contrato firmado o acuerdo escrito y extractos de su política de pago. Si está dispuesto a negociar el saldo o realizar pagos parciales, describa los términos específicos de su oferta. Proporcione un número para llamar si el cliente tiene preguntas e incluya un sobre prepagado con dirección propia para facilitar el pago.
Usar un abogado
Si los intentos repetidos de cobrar cuentas vencidas no resultan fructíferos, puede optar por que un abogado le envíe la carta de cobro en su nombre. Su abogado puede recomendar amenazas de corte de reclamos menores, una referencia a una agencia de cobranza, informes de crédito u otras acciones legales. Evalúe el costo-beneficio de lo que costaría reunir sus esfuerzos de cobro a un profesional legal, en comparación con la cantidad que potencialmente puede cobrar de su cliente. Por ejemplo, usar a un abogado para escribir una carta de cobro por un billete de $ 50 puede no ser rentable, pero el hecho de contratar ayuda profesional para el cobro en una cuenta de $ 10.000 seguramente valdrá la pena.
