La Aduana y la Patrulla Fronteriza es una rama del Departamento de Seguridad Nacional encargada de la misión de mantener las armas y los terroristas fuera de los Estados Unidos. Además, son responsables de hacer cumplir las leyes sobre la introducción de artículos prohibidos y restringidos en el país. Es posible que esté escribiendo a la aduana en respuesta a un aviso que recibió que está prohibida la vajilla de cerámica que su tía de Hong Kong le envió para su boda. Otras razones para ponerse en contacto con la aduana incluyen preguntas sobre llevar a su mascota a la frontera o querer importar medicamentos porque es más barato en Internet que en su farmacia local. No importa el motivo de su carta a la aduana, debe cumplir con el formato adecuado de la carta comercial.
Llame a la oficina de Aduanas y Patrulla Fronteriza más cercana y averigüe a quién debe enviar su carta. Si, por ejemplo, quiere saber si puede traer un tambor africano de su viaje a Ghana, pregunte quién está a cargo de esa división. Anote el nombre y el título de la persona.
Siga el diseño de una carta comercial: dirección de remitente, fecha, dirección interna, saludo, cuerpo de la carta y cierre. Deje dos espacios en blanco entre cada parte de la letra, en lugar de sangrar.
Escriba en el membrete si es posible, ya que hace que su carta a la aduana parezca más oficial. Sin embargo, si no tiene membrete, escriba su dirección en la esquina superior izquierda. Deje dos espacios en blanco, luego escriba la fecha.
Introduzca la dirección interna. Esta es la misma dirección que va en el sobre. La dirección interna es lo que indica que se trata de una carta comercial, en lugar de una amistosa.
Comenzar con un saludo. Escriba “Estimado”, el nombre del oficial y sígalo con una coma. "Estimado oficial Jones".
Diríjase al grano y dígale al funcionario de aduanas por qué está escribiendo. "Estoy escribiendo para preguntar sobre las reglas y restricciones de la importación de un automóvil de Japón".
Mantenga sus párrafos y oraciones cortas y apéguese al punto. Comience un nuevo párrafo si comienza una nueva idea y no olvide dejar un espacio doble. Evita las oraciones corridas y no uses una palabra grande cuando una pequeña saldrá igual de bien. Escribe en un tono profesional.
Indique qué acción quiere que se tome o qué pretende hacer. Al escribir sobre el aviso de una aduana para recoger un artículo, por ejemplo, "Tenga en cuenta que no puedo recoger el paquete de Rumania la próxima semana ya que actualmente estoy fuera de la ciudad".
Termine la letra con "Atentamente" y observe que va seguida de una coma. Deje un espacio para su firma y luego escriba su nombre.
Deje su carta en la aduana por una hora más o menos. Vuelva a leer su carta y corrija cualquier error de ortografía, gramática o escritura.
Consejos
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Vaya a "vista previa de impresión" y asegúrese de que la letra esté correctamente espaciada. Si está agrupado en la parte superior, agregue algunos espacios adicionales para que se centre correctamente en la página.
