La función de control de documentos tiene la responsabilidad de administrar el flujo y el almacenamiento de documentos en una organización a través de varias funciones y procesos. Estos incluyen el mantenimiento de archivos y el uso de procedimientos adecuados de distribución y revisión como se describe en Siliconfareast.com.
Sistema de bibliotecas
La función de control de documentos tiene la función de mantener adecuadamente los procedimientos internos de la biblioteca para que se pueda acceder al personal adecuado, pero el paradero de la documentación oficial sigue siendo conocido en todo momento.
Almacenamiento / archivo
Otra actividad clave de la función de control de documentos es la del almacenamiento y archivo de documentos para garantizar la accesibilidad adecuada de todos los archivos necesarios.
Revisiones
La función de control de documentos también tiene la responsabilidad de garantizar que la documentación aprobada oficialmente solo se revise en el contexto de los procesos y aprobaciones adecuados. Esto puede involucrar un sistema de solicitudes de cambio de documento (o proyecto) (DCR) que requieren firmas designadas antes de que un documento previamente aprobado pueda tener cambios adicionales realizados.
Flujo de trabajo
El personal de control de documentos también realiza actividades con el objetivo de garantizar un flujo de trabajo eficiente, por ejemplo, asignando documentos al personal administrativo o de secretaría apropiado para actividades como el procesamiento de textos o el escaneo.
Rastreo
La función de control de documentos también realiza un seguimiento de la producción oportuna de documentos a través del proceso de flujo de trabajo general, como el uso de listas de edad que indican que los documentos han pasado demasiado tiempo en el proceso de flujo de trabajo.
