El control de documentos se utiliza para aumentar la eficiencia de una organización en particular al controlar las versiones de un documento en particular que se publican. Esto garantiza que todos los empleados tengan las versiones correctas de un documento en particular. Las normas ISO son un conjunto de normas internacionales que ayudan a estandarizar los procesos dentro de las empresas y también ayudan a las empresas a mantener registros adecuados, según Intelex. Las empresas deben comprender qué normas se aplican a su negocio en particular y utilizar medidas de control de documentos para garantizar que se cumplan estas normas.
Minimizando Papeles
El control de documentos a menudo busca reducir o eliminar documentos en papel para que los documentos tengan menos impacto en el medio ambiente y reduzcan los costos de la empresa, según Intelex.
Facilidad de acceso
La facilidad de acceso también es un aspecto importante cuando se trata del control de documentos. A las empresas les será más fácil mantener la información actualizada si pueden, por ejemplo, acceder fácilmente a esa información desde Internet.
Categorización
Los documentos deben estar organizados en categorías lógicas. Al hacerlo, se pueden encontrar los documentos apropiados para una situación dada. Estos documentos a menudo se organizan en categorías como políticas, procedimientos, instrucciones de trabajo y formularios y registros, de acuerdo con 9000 World. La ISO requiere que los documentos relevantes estén disponibles cuando sea necesario.
Pericia
Los documentos deben revisarse exhaustivamente antes de que se finalicen. En muchos casos, estos documentos deben ser revisados por más de un individuo, tanto para fines de supervisión como para garantizar que no se cometen errores al tener un par de ojos adicionales para detectar los errores, de acuerdo con 9000 World. El ciclo de revisión debe incluir a los trabajadores involucrados en los documentos particulares y a los gerentes que los supervisan, ya que tendrán más experiencia y podrán comprender los errores. ISO requiere que los documentos sean aprobados antes de su publicación.
Estado de revisión
Las normas ISO requieren que los documentos sean revisados y actualizados cuando sea necesario. Las condiciones en una empresa en particular cambiarán inevitablemente, y las actualizaciones deben agregarse a los documentos cuando sea lógico. El estado de revisión se debe colocar en el documento, de acuerdo con 9000 World. Estos estados incluyen borrador, revisión y aprobación. Los documentos obsoletos que la compañía conserva por cualquier motivo deben identificarse como obsoletos.
Legibilidad
Los documentos siempre deben ser legibles y accesibles para quienes los necesitan, de acuerdo con 9000 World. ISO requiere que los documentos se actualicen cuando reciban desgaste o daños.
Distribución
De acuerdo con 9000 World, no solo deben controlarse los documentos que se originan en una empresa, sino también los documentos que se originan en el país. Muchos documentos, como los documentos de usuario de productos y maquinaria propiedad de la empresa, deben estar claramente marcados y distribuidos a las personas adecuadas en la empresa.
