En los años 80 y 90, solo las empresas medianas y grandes podían costear los costosos sistemas de información de recursos humanos (HRIS). Estos programas requerían grandes computadoras centrales y programadores altamente capacitados para operar y mantenerlos. Hoy en día, casi cualquier empresa no solo puede pagar, sino que necesita, un sistema de información de recursos humanos. Incluso una empresa con menos de 10 empleados puede comprar un programa HRIS básico que se puede instalar en una computadora de escritorio para automatizar los procesos de recursos humanos básicos.
¿Qué es HRIS?
Esencialmente, un HRIS es una base de datos o una combinación de bases de datos que comparten información. Por ejemplo, la base de datos de contratación de empleados captura toda la información relacionada con las solicitudes de empleo. Cuando una empresa contrata a un nuevo empleado, la información demográfica básica de la persona se comparte con otros módulos de HRIS para que los miembros del personal de Recursos Humanos no tengan que volver a ingresar los datos.
Automatización y racionalización de procesos.
Un HRIS tiene tres componentes básicos: información del empleado, nómina y beneficios. Estos representan las funciones de negocio principales del departamento de recursos humanos de una organización. El HRIS ayuda a automatizar y racionalizar estos procesos, lo que libera al personal de Recursos Humanos para realizar trabajos de proyectos y resolver problemas. Por ejemplo, los empleados usan un número de identificación o "deslizan" una tarjeta de identificación de empleado para registrarse cada mañana en un reloj de tiempo electrónico que transfiere datos automáticamente al HRIS. Esto elimina la necesidad de que el personal de nómina ingrese manualmente las horas de trabajo de los empleados de las tarjetas de tiempo impresas en el sistema de nómina.
El proceso de solicitud de empleo es otro buen ejemplo de cómo un HRIS puede reducir los costos. En muchas empresas, los candidatos solicitan puestos de trabajo a través de Internet. Esto significa que el personal de recursos humanos ya no tiene que manejar, ordenar y enviar físicamente las aplicaciones a los departamentos correspondientes.
Informes y apoyo a la decisión
Debido a que los procesos básicos de recursos humanos están automatizados y toda la información necesaria se almacena en bases de datos conectadas, un HRIS simplifica las actividades de soporte de decisiones y gestión de informes. La mayoría de los sistemas incluyen una variedad de informes de Recursos Humanos estándar que se pueden usar para administrar el negocio y planificar para el futuro, como la compensación por período de pago y hasta la fecha, la inscripción de beneficios y el tiempo y la asistencia de los empleados. Muchos sistemas de recursos humanos permitirán a los usuarios desarrollar informes ad hoc para analizar problemas específicos o identificar tendencias para ayudar a la administración en la planificación estratégica.
Soporte legal de cumplimiento
Estos sistemas generan informes y la documentación requerida por las agencias estatales y federales, como el Informe de Salarios e Impuestos de W-2, el Informe de Detalles y Resumen del Empleador EEO-1 de la Comisión de Igualdad de Oportunidades, y el Informe de Enfermedades y Lesiones del Departamento de Trabajo (OSHA 301). Informe).
Un HRIS puede ayudar a las empresas con acuerdos laborales negociados mediante la incorporación de los requisitos del acuerdo en las operaciones diarias, como el seguimiento de la antigüedad con el propósito de promociones, despidos y aumentos de sueldo. La tecnología de la información también ayuda al Departamento de Recursos Humanos a supervisar las quejas de los empleados y los problemas de rendimiento.
Enlaces HRIS
Dependiendo de la sofisticación del sistema, un programa HRIS permitirá el intercambio de datos y la integración con otros sistemas empresariales esenciales, como las finanzas y la gestión de la cadena de suministro. Además, algunos sistemas pueden proporcionar enlaces de red a sus compañías de seguros de salud y administradores de fondos de jubilación. Esto permite que el empleador y la compañía de seguros o los administradores de fondos compartan la información de los empleados de manera rápida y fácil.
HRIS también vincula el departamento de recursos humanos de una empresa con sus gerentes y empleados. Usando una Intranet, una red de computadoras privada segura que es operada por una compañía, los empleados pueden ingresar sus horas trabajadas, inscribirse en programas de beneficios o cursos de educación continua y recibir comunicaciones del departamento de recursos humanos.
