Un sistema de gestión de recursos humanos puede adoptar la forma de un sistema de gestión de la información. Una organización utiliza un HRMS para gestionar la información sobre su fuerza de trabajo. Esta información ayuda a los gerentes y profesionales de recursos humanos a tomar decisiones con respecto a los empleados. Sin la información correcta disponible para los tomadores de decisiones, un HRMS tiene pocas aplicaciones más allá del mantenimiento de registros e informes.
Acceso no autorizado
Cuando una organización recopila datos personales sobre sus empleados en un HRMS, pueden surgir ciertos riesgos de seguridad. Una organización gasta fondos para mantener segura la información privada de los empleados contra amenazas internas y externas. Una desventaja de un HRMS electrónico es que una organización debe recopilar información sobre quién accede a la información privada de los empleados. Estos datos requieren un seguimiento con un proceso de auditoría, que podría resultar en disciplinar o procesar a un empleado que accede a los datos de los empleados sin autorización o sin un propósito oficial.
Conocimiento especializado
La necesidad de control de datos es otra desventaja potencial de un HRMS. Este control de datos se extiende más allá del acceso no autorizado de la información privada de los empleados. Una organización que utiliza un HRMS como PeopleSoft debe emplear su propio conjunto de personal técnico para programar, solucionar problemas, actualizar y dar soporte al sistema. Si bien un HRMS puede ayudar a una organización a reducir el costo del personal de recursos humanos, podría aumentar los requisitos para el personal técnico con conocimientos específicos de la solución HRMS.
Errores de entrada de datos
Un HRMS también es tan bueno como sus programadores humanos y usuarios finales. Las personas con acceso de alto nivel, como las personas que actualizan un archivo maestro de recursos humanos, pueden ingresar la información incorrecta de forma deliberada o errónea. Si los datos se actualizan, modifican o pierden incorrectamente, una organización puede enfrentar multas gubernamentales y otros costos asociados con daños en el archivo maestro de Recursos Humanos. Elija un sistema con muchos controles internos para que un empleado no pueda realizar cambios en el archivo maestro de su empresa.
