El correo electrónico se ha convertido en el método estándar de comunicación para las empresas y aquellos que se comunican con las empresas. Dicho esto, hay ocasiones en que es necesaria una carta profesional de negocios tradicional. Esto puede ser para la prospección de empleo, propuestas de negocios o incluso razones legales. Formato correcto de la carta para la mejor oportunidad de obtener resultados. Los estilos de negocios actuales usan la letra de "formato de bloque" para negocios en lugar del "estilo con sangría" que se usa para las letras menos formales.
Crear un membrete
El membrete proporciona su información, incluido su nombre, nombre comercial (si corresponde), dirección y otra información de contacto pertinente, como el número de teléfono, el fax y el correo electrónico. La mayoría de los programas de procesamiento de textos informáticos abren la sección "encabezado" haciendo doble clic en la parte superior de la página del archivo en blanco. En el estilo de bloque, no hay sangría o centrado de la información. Es simplemente un bloque de información a lo largo del margen izquierdo. Este encabezado se utiliza sólo en la primera página.
Si no puede crear un membrete en la sección de encabezado, tiene dos opciones. Mueva el membrete al cuerpo principal como primer bloque o coloque la fecha primero con su información de contacto entre la fecha y la información del destinatario.
Fecha, dirección y saludo
La fecha, la dirección y el saludo son los primeros tres bloques en la sección de la página de la letra principal. Asegúrate de no estar en la sección de encabezado haciendo clic en la página del cuerpo principal. La primera línea es la fecha formateada con la ortografía del mes y el día y el año siguientes, por ejemplo, el 10 de mayo de 2017.
Mantenga una línea en blanco entre la fecha y el bloque de dirección del destinatario. Incluya "Mr.", "Ms." o "señora" donde corresponda. Use la dirección completa y la información de contacto, colocando la información de la calle en una línea y la ciudad, el estado en la siguiente. Omita una línea para el saludo que va seguido de dos puntos, por ejemplo, "Estimada Sra. Smith:".
Formato del cuerpo de la carta
Entre la dirección y el saludo, o después del saludo, puede incluir una referencia para la carta que resume el tema, como "RE: Posición de supervisor". Continúa luego escribiendo el cuerpo de la carta. Utilice una fuente conservadora de 10 o 12 puntos como Times New Roman, Cambria o Arial. Los párrafos no tienen sangría, se colocan en el margen izquierdo y están separados por un espacio de línea. Los márgenes deben ser de una pulgada en todos los lados del documento.
Pasando a la segunda página
Incluya la información de contacto del membrete solo en la primera página de la carta. Como ya se señaló, la primera página es el único lugar que debe tener un membrete con el nombre completo y la dirección del remitente. El encabezado de la segunda página debe indicar el número de página centrado. También puede incluir el destinatario de la carta en el margen izquierdo y la fecha en el margen derecho, lo que ayuda al lector a identificar el documento en caso de que las dos páginas se separen.
Cerrando la carta
Las letras se cierran con un bloque de firma. Cierre la carta en la segunda página utilizando un cierre neutral pero amigable como "Atentamente" o "Saludos cordiales". Al cierre le sigue una coma, cuatro espacios y su nombre. Incluya su título si lo hay, bajo su nombre. Firme la letra en tinta azul o negra en el espacio sobre su nombre.
Si incluyó algo con la carta, como un currículum vitae o una propuesta, querrá tener en cuenta que hay dos "recintos" en su nombre.
