Un plan de adquisiciones del proyecto describe y documenta todas las compras a proveedores externos que serán necesarias para satisfacer las necesidades de un proyecto en particular. Un proyecto puede necesitar computadoras, papel u otros suministros dependiendo de la naturaleza del proyecto. Resumir las necesidades del proyecto y cómo se adquirirán los suministros permite un presupuesto adecuado y una planificación adecuada. Un buen plan de adquisiciones también dará pasos específicos sobre cómo iniciar y ejecutar compras. Esto asegurará que todas las ofertas se otorguen de manera justa y sean en el mejor interés de la compañía.
Definir los requisitos del plan. Incluir todos los objetivos del plan. Por ejemplo, obtener productos de los mejores proveedores al menor costo.
Listar el equipo de adquisiciones. Esta lista incluirá a todas las partes que se incluirán en las decisiones de adquisición. Incluya los nombres y la información de contacto de cada persona o grupo.
Documentar la justificación de la contratación. Incluya las razones por las que se necesitan los suministros y cómo se utilizarán. Identifique los artículos que se adquirirán durante la vida útil del proyecto. Incluya la cantidad de artículos necesarios.
Cree una línea de tiempo que identifique todas las compras que se realizarán a lo largo del proyecto. La compra de suministros a granel o en ciertas épocas del año puede generar ahorros. Incluir estos detalles como parte de la línea de tiempo.
Definir el proceso de selección de proveedores. Esto incluye todos los pasos necesarios para obtener ofertas. Determine un número mínimo de ofertas que se obtendrán antes de seleccionar un proveedor. Indique cualquier contrato o condiciones de pago que deban acordarse antes de seleccionar el proveedor.
Cree una lista de tareas que deben realizarse para comprar un artículo. Identifique todos los documentos que deben completarse para procesar una orden de compra. Las órdenes de compra pueden necesitar ser autorizadas por la gerencia.
Consejos
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Revise el plan de adquisiciones regularmente. Los cambios en los términos del proveedor y otros factores del mercado pueden tener un impacto positivo o negativo en el plan. Ajuste el plan para adaptarse mejor a las necesidades del negocio.
