Atrás han quedado los días en que los contadores utilizaban libros de contabilidad y un lápiz afilado para registrar los asientos contables. La contabilidad computarizada se ha convertido en un lugar común en muchas empresas, desde compañías Fortune 100 hasta empresas de solopreneur de una sola persona.
Debido a Internet y la disponibilidad de los sistemas en línea y de escritorio, el costo del software de contabilidad se ha reducido, y algunos proveedores incluso ofrecen sistemas de contabilidad en línea reducidos sin costo alguno. Si bien estos sistemas pueden tener algunas limitaciones, como no poder rastrear el inventario, por lo general proporcionan suficiente funcionalidad para empresas más pequeñas o basadas en servicios, como consultoría y otras firmas relacionadas con el servicio.
¿Qué es un sistema de contabilidad computarizado?
Un sistema de contabilidad computarizado consiste en un software diseñado para rastrear todas las transacciones contables de su compañía, con el objetivo de producir resultados financieros para informes mensuales, estados financieros anuales, información sobre declaraciones de impuestos y otras configuraciones de informes utilizadas para analizar las operaciones, la eficiencia y la rentabilidad de su empresa.
Si bien los sistemas de software en línea gratuitos o de bajo costo no ofrecen mucha personalización para su negocio específico, las compañías más grandes a menudo usan un paquete de software de sistema de contabilidad computarizado que se instaló en los servidores de la computadora central de la compañía y se puso a disposición de varios usuarios.
Este tipo de software de contabilidad computarizada a gran escala a menudo viene con un alto grado de personalización. Las empresas pueden tener el software diseñado para adaptarse a múltiples monedas, entidades comerciales ubicadas en diferentes partes del mundo y sucursales de la compañía que vende diferentes conjuntos de productos. Además, se puede personalizar para producir una serie de informes financieros que calculen métricas de rendimiento clave específicamente orientadas a la industria de la empresa y los puntos de referencia operativos.
¿Quién usa los sistemas de contabilidad computarizados?
Parece que casi cualquier persona en el negocio puede usar un sistema de contabilidad computarizado en estos días debido a la variedad de soluciones disponibles para satisfacer las necesidades de prácticamente cualquier tamaño y tipo de empresa. Por ejemplo, un software de contabilidad muy popular, Quickbooks, ha sido utilizado durante muchos años por una gama de compañías desde pequeñas a medianas. La compañía ofrece versiones en línea y de escritorio de su software, y el software se adapta a una cantidad decente de personalización a un precio bastante económico.
Configurando el sistema
El trabajo involucrado en la configuración de un sistema de software de contabilidad computarizado varía según el tamaño y la estructura de su negocio. Por ejemplo, si trabaja como consultor sin empleados, puede comenzar a usar un software de contabilidad en línea de inmediato para registrar sus horas de trabajo por cliente, almacenar toda la información de nombre y dirección de sus clientes, producir facturas y registrar el pagos de sus clientes.
Si permite que los clientes paguen en un plazo de 30 días, por ejemplo, el software de contabilidad estándar tiene la cuenta de cuentas por cobrar incorporada, lo que le permite registrar las transacciones y luego ver todos los pagos pendientes de los clientes, junto con la fecha usted emitió la factura para que pueda ver la antigüedad de sus facturas pendientes.
Para una empresa con operaciones más complejas, la mayoría del software le permite diseñar un plan de cuentas con códigos de cuenta y categorías únicas para su empresa y el tipo de negocio. Esto puede ayudar a mantener los datos organizados cuando registra las entradas de ciertas unidades de negocios o departamentos, por ejemplo. También le permitiría generar un conjunto de estados financieros o informes para analizar la rentabilidad de su empresa por unidad o departamento, según cómo haya diseñado su sistema.
Contabilidad de efectivo contra contabilidad de acumulación en el sistema
Puede registrar sus transacciones contables en efectivo o en valores devengados en la mayoría de los programas de contabilidad. En pocas palabras, la principal diferencia entre el efectivo y los sistemas contables devengados radica en la presencia de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. El efectivo y la contabilidad de devengo difieren según la forma en que registra el momento de sus recibos de efectivo de las ventas y el dinero gastado para pagar sus gastos.
Cuando paga por cosas o recibe dinero en efectivo, las ventas y los gastos se registran en tiempo real. Cuando utiliza la contabilidad de acumulación, registra las ventas cuando las gana y los gastos cuando las incurre, incluso si aún no ha recibido los ingresos por ventas o no ha pagado los gastos. Por ejemplo, en un sistema de contabilidad de acumulación, haría una entrada cada mes para acumular dinero para una póliza de seguro que debe pagar al final del año. Usted registraría esta entrada en una cuenta de activos llamada seguro prepago. Registre la transacción como si el dinero ya se hubiera gastado al reducir el saldo de la cuenta de efectivo de su empresa y, en consecuencia, aumentar el saldo de su cuenta de seguro prepago cada mes.
¿Son las devoluciones de impuestos en efectivo o base de acumulación?
Las buenas razones para utilizar el software de contabilidad incluyen la recopilación de datos y las funciones de informes. Cuando llega la hora de los impuestos, el software le facilita la acumulación de sus datos de ingresos y gastos para completar de manera precisa y eficiente las declaraciones de impuestos federales y estatales de su empresa.
Los datos contables que utiliza para completar su declaración de impuestos pueden ser en efectivo o en valores devengados, según el tamaño de su empresa y el método contable que haya elegido utilizar. El IRS tiene ciertas reglas que lo ayudarán a decidir si el efectivo o la contabilidad de acumulación se ajusta mejor a su negocio.
Por ejemplo, si su compañía gana menos de $ 1 millón en ingresos cada año, puede usar el método de contabilidad en efectivo. Sin embargo, si tiene un inventario, el IRS le exige que utilice la contabilidad de acumulación devengada específicamente para la porción de inventario de su negocio. Con algunas excepciones, si su empresa es una corporación C, el IRS le exige que utilice la contabilidad de base devengada para que presente su declaración de impuestos en base de acumulación.
Cuando su empresa presente su primera declaración de impuestos, elegirá el método de efectivo o de acumulación. El IRS requiere que elija el método que le brinde la visión más completa y precisa de los ingresos y gastos de su empresa. También requiere que uses el mismo método año tras año. De lo contrario, se vuelve muy difícil si el IRS necesita comparar sus datos actuales con sus cifras históricas. Si decide cambiar su método contable, debe usar el formulario 3115 del IRS para solicitar un permiso.
Funcionalidad del sistema
El software computarizado de contabilidad puede ser simple, brindándole información básica sobre contabilidad, o puede usar una solución de software completa que ofrece no solo contabilidad, sino también administración de inventario, seguimiento de distribución, fabricación y seguimiento de trabajos en curso, administración de relaciones con clientes, tiempo y gestión de proyectos y más.
Debido a la continua evolución del software, los paquetes de contabilidad pueden hacer más de las tareas transaccionales del día a día y liberarlo para hacer otro trabajo de valor agregado en su negocio.
Vale la pena pensar en cómo anticipará el crecimiento de su negocio y asegurarse de que su software de contabilidad sea escalable, lo que significa que puede acomodar cuentas adicionales, unidades de negocios adicionales y puede manejar un mayor número de unidades de inventario o vincularse con un código de barras de terceros. Sistema de software, entre otras cosas. Por ejemplo, si opera una tienda minorista, puede hacer que las transacciones de su caja registradora se registren automáticamente en el software de contabilidad, dependiendo del sistema que elija, utilizando un escáner de código de barras y etiquetas codificadas del producto para ingresar la información en su sistema.
Software de contabilidad para profesionales
El uso de software de contabilidad le ofrece a su empresa varios beneficios. En primer lugar, la estructura y disciplina de un sistema de contabilidad computarizado aseguran que su empresa pueda producir estados financieros precisos. Esto es especialmente importante si su empresa necesita proporcionarlos para usos externos, como el financiamiento bancario, o si necesita presentar sus estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).
El software de contabilidad puede ahorrar tiempo, especialmente si desea crear un presupuesto o pronóstico. Solo necesita generar un informe de sus datos históricos y proyectarlo hacia adelante con algunos ajustes para producir su presupuesto o pronóstico para el próximo año.
También puede optimizar y agregar eficiencia a su proceso contable general, especialmente si puede capacitar a empleados administrativos para ayudarlos con algunas de las tareas de contabilidad más rutinarias, como ingresar facturas a su sistema de pago, por ejemplo.
Cuando genera facturas de la empresa, su software de contabilidad agrega automáticamente los montos al saldo de las cuentas por cobrar de su empresa. Todas estas funciones que trabajan juntas en el mismo software de contabilidad reducen los errores y lo ayudan a asegurarse de no dejar que ninguna transacción se resbale por las grietas.
Contras de software
Existen algunos inconvenientes para el uso de sistemas de contabilidad computarizados, aunque todavía tienen más sentido que mantener sus libros con papel de contabilidad y un lápiz. Una vez que comprenda las posibles desventajas, puede tomar medidas para asegurarse de que estos problemas no se conviertan en un problema en su negocio. Los sistemas de contabilidad pueden ser complejos y algo difíciles de usar para el personal. Un paquete de contabilidad barebones puede ser justo si usted o su personal no tienen ningún deseo o requisito para comprender los matices y los detalles de la contabilidad.
Si tiene una compañía más establecida, o una con una estructura compleja que incluye inventario, trabajos en curso, varias entidades comerciales y transacciones intercompañías, por ejemplo, su compañía requerirá un sistema de contabilidad mucho más complejo junto con personal altamente capacitado. Personal para gestionarlo.
Es posible que tenga costos continuos para un sistema contable. Si elige la versión en línea de Quickbooks, por ejemplo, tendrá una tarifa mensual continua. Los paquetes de software más grandes, especialmente los instalados en el servidor de su empresa, a menudo cobran por las licencias. Por ejemplo, digamos que su empresa tiene 10 personas que necesitan acceder a su sistema de contabilidad. El proveedor de software puede cobrarle una tarifa única, anual o mensual por cada licencia de usuario, además del costo base para la compra del software.
Al igual que con cualquier software para cualquier propósito, los desarrolladores constantemente mejoran y actualizan el software para que pueda evolucionar con cambios en la informática o cambios en el campo. Debido a esto, espere tener un tiempo de inactividad ocasional, especialmente si utiliza software en línea, y haga copias de seguridad de datos regulares una parte importante de su sistema de contabilidad.
Haga su investigación al seleccionar el software de contabilidad computarizado adecuado para su empresa. No es divertido hacer todo el trabajo para implementar el software y cargar sus datos, solo después de un año o dos, el software elegido tiene muy pocas características y no puede adaptarse a su negocio en crecimiento, o tiene demasiadas funciones extrañas Eso lo hace más complicado de lo que necesita ser.
El servicio al cliente es otro elemento crucial, así que elija una compañía que pueda brindarle, preferiblemente, asistencia 24/7 y una persona en vivo para hablar en lugar de solo una base de conocimiento en línea. También tenga en cuenta que si utiliza un sistema de contabilidad basado en la nube, la información financiera confidencial podría estar expuesta a piratas informáticos en línea, así que tome medidas para proteger la conexión y los datos de Internet de su empresa.
Actualizando el sistema
Si comenzó su negocio utilizando un software de contabilidad reducido, o incluso un sistema de contabilidad manual, en algún momento puede decidir actualizar su contabilidad computarizada para llevar su negocio al siguiente nivel. Para que la transición sea indolora y configurar su empresa para el éxito contable, es útil realizar un trabajo de preparación antes de realizar la transición a un nuevo paquete de software contable.
Comience por limpiar sus datos históricos, porque si tiene información contable que contiene entradas incorrectas y mal codificadas o información incompleta, estos errores se trasladarán a su nuevo sistema y le harán más difícil tener integridad en sus libros contables.
Transición a su nuevo sistema al final del año o al menos al final de un trimestre, para que pueda tener una fecha de corte limpia. Esto le ayudará en el futuro cuando necesite mirar atrás en ciertas transacciones históricas. A continuación, revise el cuadro de cuentas de su compañía en busca de errores y agregue nuevas cuentas según sea necesario. Revise su lista de clientes, lista de proveedores, lista de empleados y cualquier otra lista contenida en su software de contabilidad que podría incluir cuentas antiguas, no utilizadas o entradas duplicadas.
Haga que su contador audite cada cuenta del libro mayor en el balance de prueba de su compañía para verificar que el saldo de la cuenta sea realmente exacto. Es posible que su nuevo sistema no pueda acomodar los detalles detrás de estas transacciones, lo que significa que si transfiere un saldo de cuenta que contiene errores, no tendrá ninguna información en el nuevo sistema para ayudar a resolver errores o imprecisiones. Finalmente, consulte con su contador o CPA para ver si puede revisar la configuración de su sistema y recomiende cualquier modificación que pueda simplificar o agregar eficiencia a su flujo de trabajo contable.
