Las organizaciones benéficas, grandes y pequeñas, se benefician de pedirles a los partidarios una fiesta con un propósito. Organizar un cóctel para recaudar fondos crea conciencia y recauda dinero al mismo tiempo. Desde un pequeño evento de barra de efectivo hasta la gala del año, planifique su fiesta de recaudación de fondos para el éxito.
Tema o no tema
Cócteles benéficos eventos vienen en todas las formas y tamaños. Trabaje con su personal y voluntarios para aclarar una visión clara de lo que será el suyo. Los eventos temáticos pueden ser tan simples como un lazo negro o tan complejos como un baile de máscaras. Los recaudadores de fondos basados en bares pueden incluir catas de vino, muestras de cerveza, brindis con champaña o eventos de barra completa. Un cóctel de fiesta podría ser negro con sombreros de Santa. Una gala temática de verano podría incorporar un concepto de fiesta del té Mad Hatter. Su concepto determina qué tipo de comida, bebida y entretenimiento le gustaría ofrecer, para que pueda identificar a qué patrocinadores ir después.
Pidiendo donaciones
El corazón de la recaudación de fondos es la pregunta. Dependiendo de su tipo de cóctel de recaudación de fondos, tendrá que pedir donaciones de comida, bebida, entretenimiento y publicidad. Si desea tomar cerveza y vino, asegúrese de pedir a las cervecerías locales y a los fabricantes de vino que se asocien en el evento sirviéndoles muestras. Comuníquese con los músicos sobre la donación de actuaciones. Los restaurantes locales a veces dan muestras en un cóctel de evento como parte de una donación y en parte mercadeo para su negocio. Acérquese a los medios de comunicación y los sitios web para ver si considerarían ser un patrocinador de la marca del evento a cambio de ayudar a publicarlo. Dependiendo de las leyes de licor en su área, los distribuidores de licor a veces tienen promociones que les permiten donar también. Preguntar a todos y preguntar en grande. Si es rechazado, agradezca al posible donante por su tiempo y continúe con el próximo posible donante.
Reservar un lugar
Si su organización o organización caritativa no tiene un espacio adecuado para realizar un cóctel, tendrá que encontrar una ubicación. Haga una lista de sus lugares ideales y pregúnteles si pueden acomodarlos. Pídales una donación o una tarifa reducida. Lugares únicos como un jardín botánico, un barco turístico o un teatro comunitario ayudan a desarrollar el interés por su evento porque ofrecen su propio sorteo. Restaurantes y clubes nocturnos pueden tener habitaciones privadas disponibles para usted. Muchos hoteles todavía tienen salones de baile. Pero tenga cuidado de elegir un lugar que sea del tamaño adecuado para la cantidad de personas que razonablemente espera recibir.
Presupuesto y fijación de precios
Ahora que ha donado bienes y servicios, puede determinar cuánto necesitará gastar en alimentos, bebidas, decoración y publicidad suplementarios. Una vez que tenga una idea clara de cuánto costará la comida, las bebidas, el lugar y el entretenimiento, determine cuánto gastará en decoraciones y publicidad, incluidos los costos de impresión. Divida el total de todos estos por el número de boletos que confía en poder vender. El número resultante es su costo por persona que asiste. Si está vendiendo boletos, querrá pensar en duplicar ese número para determinar el precio del boleto. Si solo está haciendo una barra de efectivo, este número podría ser su costo promedio de bebida. Tenga en cuenta la cantidad que espera recaudar, recorte su presupuesto en cualquier lugar que pueda y concéntrese en vender su evento.
Venta y venta de entradas.
Si está vendiendo boletos, pídale a su personal, voluntarios y patrocinadores que ayuden a vender boletos para el evento. Aproveche todas las opciones gratuitas de calendario comunitario en línea e impresas en toda su comunidad. Comuníquese con los medios y los sitios web de su ciudad y pídales que mencionen su recaudación de fondos. Regala entradas gratis como promoción. Coloca volantes y si está dentro de tu presupuesto para hacerlo, anuncia todo lo que puedas.
