Escribir un plan o proceso detallado de gestión de proyectos implica documentar los pasos y las tareas necesarias para crear un producto o servicio. Su plan de acción debe describir el proyecto completo con todas las fases, comenzando con el inicio y continuando a través del monitoreo, la ejecución, el control y el cierre, recomienda el Project Management Institute. Incluya una descripción general y detalles sobre el alcance, el cronograma, los costos y la calidad. También debe enumerar los miembros del equipo del proyecto, la estrategia de comunicación, los riesgos, los procesos de compra y las técnicas para gestionar el cambio.
Usando una plantilla
Aunque puede crear su propio formato, a menudo es más fácil comenzar con un diseño existente. Descargue una plantilla de un sitio web como Microsoft Office, PM Docs o PM Links. El uso de una plantilla garantiza que cubra todos los temas requeridos y mantenga la coherencia con cada proyecto. Además, una plantilla le recuerda que identifique a las personas que aprobarán su plan, asignarán fondos y proporcionarán recursos.
La declaración general se utiliza para describir la situación. Por ejemplo, haga una lista de las condiciones comerciales que provocaron la necesidad del proyecto. Esto podría incluir comentarios de los clientes, planes de la competencia o requisitos de los inversores. Crear secciones para el alcance, horario y presupuesto. Estas secciones proporcionan información específica sobre el producto o servicio que planea crear, los hitos del proyecto, cuántas personas necesita para trabajar en el proyecto y las restricciones presupuestarias. Cree una sección que describa su proceso de gestión de calidad e incluya una estrategia de garantía de calidad e iniciativas de control de calidad. Al documentar el proceso que planea seguir, le está diciendo a todos los miembros del equipo lo que deben hacer para lograr las metas y objetivos del proyecto.
Detalles
Enumere los miembros del equipo del proyecto, sus roles y responsabilidades, y los compromisos de tiempo en las secciones de apoyo. Además, describa la estrategia de comunicación que se seguirá, como completar informes de estado semanales y organizar reuniones mensuales. Por ejemplo, podría incluir una tabla que indique en qué quiere que trabaje cada miembro del equipo. Incluya la tarea en la primera columna y documente el estado en la segunda columna, como no iniciado, en curso, completado o retrasado. Agregue espacio para un comentario adicional en una tercera columna.
Proceso
Finalmente, describa los planes para manejar cualquier riesgo potencial, como retrasos en los proveedores o requisitos adicionales de las partes interesadas. Defina los procesos de compra y enumere las técnicas para gestionar el cambio, incluido quién puede aprobar los ajustes al plan.
Aprobación
Una vez que haya finalizado su plan, revise los detalles con el equipo del proyecto. Incorpore sus comentarios antes de distribuirlos a sus partes interesadas para su aprobación. Una vez que se haya aprobado el plan, comience a trabajar a lo largo de los pasos. Mantenga a los miembros del equipo informados del progreso, siguiendo el procedimiento en su estrategia de comunicación. A medida que continúe el trabajo, evalúe sus esfuerzos para que pueda incorporar las técnicas que aprenda en su próximo proyecto.
