La creación de procesos empresariales repetibles es una parte importante de la creación y el funcionamiento de una organización eficaz. Los procesos comerciales bien diseñados y documentados son críticos para el éxito de las actividades comerciales, ya sea que la empresa sea una pequeña empresa de dos o tres personas o una gran corporación con cientos de miles de empleados. Las empresas que no toman el tiempo y el cuidado para crear procesos repetibles corren el riesgo de problemas de calidad y coherencia.
Definición
Un flujo de procesos de negocios es una forma de visualizar y documentar los pasos en un proceso de negocios. Los diagramas de flujo documentan entradas o solicitudes de información, productos o cualquier otro entregable; los pasos procesales para satisfacer esa solicitud; y la salida, o entregable, que se genera por la entrada.
Componentes
Los componentes básicos de un flujo de procesos de negocios son entradas y salidas, que generalmente se indican mediante óvalos. Algunas metodologías usan círculos para denotar una entrada o una salida. Cualquiera de las decisiones se indican mediante cajas de diamantes. Los pasos de procedimiento procesables se indican mediante rectángulos en el diagrama de flujo. Algunos flujos utilizan puntas de flecha para indicar visualmente la dirección del flujo del procedimiento. En algunos casos, los cuadros modificados se utilizan para denotar cosas como un paso de procedimiento que requiere la ejecución de un proceso de sub-negocio. Los subprocesos se documentan con flujos de procesos de negocios separados.
Herramientas
Las herramientas utilizadas para crear flujos de procesos van desde extensiones de diagramas de flujo en procesadores de texto hasta software dedicado de diagramas de flujo como Visio o Calligra Flow. En el extremo superior, el software Enterprise Resource Planning a menudo tiene módulos dedicados de diagramas de flujo vinculados a otros módulos de planificación de recursos para garantizar que se cumplan las necesidades de Kanban o Just In Time.
Metodologías
Las metodologías de flujo de procesos de negocios garantizan la coherencia entre los procesos de negocios para una organización en particular. La mayoría de las metodologías se basan en la elección de un sistema ERP o un sistema de diagramas de flujo en particular. Es común que una organización defina metodologías que apoyen sus prácticas comerciales únicas, como la inclusión de estructuras de datos en un flujo de proceso.
Personal
Crear flujos de procesos es un campo especializado. En un proceso empresarial bien implementado, los especialistas en proyectos de desarrollo, documentación e ingeniería, a menudo escritores técnicos, escriben y desarrollan flujos de procesos empresariales precisos y utilizables consultando y entrevistando a expertos en la materia. Las personas estrechamente involucradas en un proceso de negocios a menudo tienen problemas para distanciarse de su parte del proceso y ver el proceso de negocios en general desde una posición estratégica. Al incorporar especialistas en la documentación de los procesos de negocios, una organización garantiza la creación de flujos de procesos de negocios que beneficiarán a la organización en su conjunto, en lugar de estar orientados a una parte particular de la organización.
