Un elemento clave para dirigir un negocio de catering exitoso es la capacidad de crear presupuestos precisos para cada evento. Un presupuesto que proyecta los gastos con precisión le permite mantener los gastos reales por debajo de los costos de facturación, manteniendo un margen de beneficio saludable. Los proveedores exitosos pueden determinar cuánto necesitan gastar en cada persona en un evento, mientras que al mismo tiempo calculan un valor de margen de beneficio que hace que cada evento sea rentable y valioso.
Cree una tabla u hoja de cálculo que incluya cada uno de los alimentos y bebidas que necesita para el evento de catering. Puede ser útil dividir la lista en categorías como aperitivos, platos principales, postres y bebidas. Junto a cada elemento, cree una columna para los costos reales por porción, los costos cargados por porción, los costos totales reales del evento y los costos totales cargados del evento.
Calcule el costo real por porción de cada plato de comida y bebida necesaria para el evento y coloque esta cifra bajo los costos por porción. Los costos reales son lo que necesita gastar en los ingredientes crudos necesarios para preparar los platos y el precio real que está pagando por las bebidas.
Determine el valor de marcado de sus alimentos y bebidas. Como regla general, muchos proveedores de alimentos utilizan la fórmula de cobrar tres veces el costo real de los artículos por su precio final. Por ejemplo, si un plato le cuesta $ 5 por porción para hacer, cargue al cliente $ 15 por porción. Calcule esta cifra para cada porción y colóquela bajo los costos totales cargados por porción.
Multiplique el costo real por porción de cada artículo por el número de invitados que asisten y coloque esta cifra debajo de los costos totales reales del evento. Además, multiplique el costo por porción de cada artículo por el número de invitados que asisten y coloque esta cifra debajo de los costos totales cobrados por el evento.
Sume las cifras en cada columna para obtener una visión clara de su presupuesto de alimentos y bebidas. De estos totales, puede ver cuáles son sus costos reales por porción y para el evento. También puede determinar su beneficio potencial comparándolo con las cifras de marcado del evento.
Haga otra sección en su hoja de cálculo para su personal y los gastos de la sede. En esta sección, anote los honorarios asociados con la contratación de personal, como servidores y camareros, y también los gastos de instalación si está proporcionando el lugar para su cliente. Algunos proveedores de servicios eligen facturar el personal por separado, mientras que otros consideran que prefieren cobrar una tasa porcentual fija, como el 21 por ciento de la factura total como tarifa de servicio automática, lo que incluye al personal.
Agregue los impuestos correspondientes a la factura antes de proponer los cargos estimados a su cliente para su aprobación. Por ejemplo, si la tasa impositiva de su estado es del 8.25 por ciento, multiplique el total de la factura por ese porcentaje para determinar cuánto impuesto se debe por el evento.
