Una empresa puede tratar con cientos o miles de archivos cada año. La organización elimina esa sensación agobiada y estresada que se obtiene al buscar algo importante. El sistema de archivo correcto puede ayudar a que su negocio funcione de manera más fluida y efectiva.
Artículos que necesitarás
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Archivos
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Archivos colgantes
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Etiquetas de etiquetas
Analiza tus archivos. ¿Es mejor ordenarlos por apellido del cliente, por proyecto o cronológicamente? Elija las características que utilizará mientras busca un archivo.
Etiqueta tus archivos claramente. Separa los archivos más pequeños en categorías en la carpeta colgante. Por ejemplo, "julio de 2008" puede tener su propia carpeta colgante etiquetada, y puede insertar todos los contratos o carpetas de ese mes en la carpeta colgante.
Separe los archivos en diferentes archivadores. Tenga un gabinete para archivos administrativos, como pedidos de suministros, información de nómina y hojas de vida; otro gabinete para archivos de clientes con contratos completos e información de pago y proyecto; y cualquier otro tipo que su empresa necesite. Etiqueta los gabinetes claramente.
Pruebe su sistema de archivo antes de presentarlo a sus compañeros de trabajo. Asegúrese de poder encontrar todo fácilmente y de que la forma en que organizó las cosas tiene sentido. Si ha organizado todo cronológicamente, pero la prueba muestra alfabéticamente tiene más sentido, cambie su sistema.
Llame a una reunión corta y explique el sistema de archivo. Asegúrese de que todos comprendan cómo funciona el sistema y la importancia de seguirlo.
Decidir quién hará la presentación. Puede delegar la presentación a una sola persona, o dejar que cada trabajador haga su propia presentación. Los empleados pueden tener un archivador en sus oficinas, pero aún necesita un sistema de archivo central, idealmente con una persona a cargo.
Archivo de documentos importantes diariamente. La presentación de rutina le ayuda a mantenerse organizado y evita que la presentación se convierta en una tarea más importante de lo que debe ser. Use bandejas de presentación en cada oficina y asegúrese de que las bandejas se vacíen al final de cada día de trabajo.
Evaluar el sistema de archivo cada seis a 12 meses. Purgar material obsoleto de su sistema.
