La entrada de datos es quizás uno de los aspectos más importantes del éxito de una empresa. Cuando los datos se agregan correctamente, la información diseminada puede ayudar a los ejecutivos a planificar con anticipación, determinar los objetivos y ayudar a corregir las deficiencias. Cuando se ingresa información en el sistema informático con errores, las conclusiones son sesgadas e inexactas, para bien o para mal. La precisión y la eficiencia con la que los operadores de ingreso de datos ingresan información, por lo tanto, es de suma importancia.
Entrada inicial
Los operadores de entrada de datos ingresan inicialmente datos en sistemas que representan objetivos de negocio o información. A veces, estos datos siguen siendo relevantes, pero a menudo se desintegran con el tiempo. Por esta razón, los profesionales de la entrada de datos deben ingresar nueva información de forma rotatoria. Si la información inicial es incorrecta, la compañía corre el riesgo de tener entradas dobles que creen más trabajo del necesario. Cuando esto sucede, es posible que los administradores deban rastrear y eliminar manualmente información obsoleta e inexacta. Si la información inicial es precisa, el operador de entrada de datos solo necesita insertar nuevos datos para crear la actualización.
Validación de entrada de datos
Algunas empresas emplean el uso de programas de validación de entrada de datos, lo que reduce las posibilidades de que se ingresen datos incorrectos en el sistema. Inicialmente, lleva más tiempo que los sistemas que no hacen doble o triple control. Sin embargo, a largo plazo, los programas de validación pueden ahorrarle al negocio un tiempo y dinero valiosos al reducir la necesidad de revisar registros antiguos y corregir errores pasados. En un programa de validación, el operador de entrada de datos debe verificar la información ingresada más de una vez antes de que sea aceptada. Algunos programas solo permiten entradas numéricas en ciertos campos de un formulario y viceversa.
Programas de software
No todos los problemas de precisión de entrada de datos son generados por el hombre. Los programas de software de validación de datos baratos e ineficientes pueden tener errores, deficiencias de programación y otros problemas. Las organizaciones más grandes requieren programas de almacenamiento de datos más precisos y precisos, mientras que las empresas más pequeñas pueden no necesitar requisitos tan estrictos. El factor decisivo es cómo un paquete de control de datos barato o costoso afecta los resultados de una empresa. Si el programa pierde algunos caracteres o malinterpreta un punto decimal puede ser la diferencia entre unos pocos centavos y miles de dólares perdidos.
Valor creciente
Cuando los datos incorrectos permanecen en la base de datos de una empresa, puede afectar negativamente su valor total. La información obsoleta, como avisos de alquileres vencidos vencidos, o evaluaciones antiguas que no se han actualizado, pueden hacer que una empresa parezca menos rentable de lo que realmente es. Esto puede afectar negativamente la capacidad del propietario de un negocio para obtener financiamiento en el futuro, para obtener más negocios o para vender en una fecha posterior. Mantener registros precisos y actualizarlos diariamente es imprescindible para mantener y aumentar el valor de la empresa.
