Un informe de situación es exactamente lo que su nombre implica: un informe sobre una situación que contiene información verificada y objetiva que ofrece una imagen clara del "quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo" de un incidente o situación. Muchas organizaciones utilizan los informes de situación para dar a los superiores la información y la información que necesitan para tomar decisiones correctas y adecuadas. Las organizaciones de gestión de emergencias, los organismos gubernamentales, los servicios armados, las empresas, los organismos encargados de hacer cumplir la ley, las organizaciones humanitarias no gubernamentales y los diplomáticos dependen de los informes de situación.
Observe la situación lo más claramente posible. Si el evento fue un desastre natural, vea el área del desastre y observe el impacto en la tierra, la infraestructura y la población. Un informe de situación debe proporcionar todos los hechos relevantes a las personas que basarán sus decisiones en esos hechos. Observe cuidadosamente. La conjetura y la opinión no pertenecen a un informe de situación.
Hable con todas las personas involucradas de quienes necesita información. Es probable que cada organización que requiera o produzca informes de situación enumere al personal que necesita ser contactado y interrogado. Tome buenas notas durante cada conversación, ya que incluirá estos datos en el informe.
Recopilar y recopilar datos. El objetivo es dar la imagen más completa posible de un evento y los resultados de ese evento. Tenga en cuenta los detalles sobre cada aspecto de la situación: qué sucedió, a quién, detalles de hora, fecha y ubicación, impacto en la infraestructura y cómo responde la población local. Muchas organizaciones tienen un formato estándar para un informe de situación que solicita ciertos tipos de información. Si existe tal formato, utilícelo. Hará que la recopilación de datos sea más rápida y precisa.
Redactar el informe en orden lógico. Incluir toda la información relevante. Use un vocabulario claro y conciso para describir eventos, evitando adjetivos y adverbios. Es probable que los informes de progreso regulares sigan el informe de la situación inicial, por lo que solo necesita describir lo que está sucediendo actualmente, no lo que podría suceder en el futuro cercano.
Incluya una sección destacada clave o resumen ejecutivo al principio del informe, pero solo después de que todos los datos se hayan recopilado y puesto en orden lógico. Utilizar hechos y cifras, evitando suposiciones. El resumen o la sección de aspectos destacados debe transmitir la información más importante para que los superiores ocupados lean primero.
Consejos
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Tenga en cuenta a los lectores del informe y lo que necesitan saber sobre la situación.
