Para la mayoría de las personas, la decepción es parte de la vida. El sentimiento es tan común que muchas personas se tragan la emoción sin quejarse, alimentando lentamente un creciente grupo de resentimiento. Pueden inventar excusas para la parte ofensora, diciéndose a sí mismos que "están haciendo lo mejor que pueden". Eso puede ser cierto, pero una pequeña crítica constructiva nunca hace daño a nadie. Las empresas y otras entidades que reciben cartas de decepción pronto se dan cuenta de que lo mejor para ellos es dejar espacio para mejorar. Como dice el dicho, "la rueda chirriante se engrasa".
Organiza tus hechos. La persona o empresa a la que le escribe la carta de decepción no puede mejorar sus prácticas comerciales o personales si no explica claramente cómo le han fallado. Antes de escribir la carta, haga una lista de los casos en los que se sintió decepcionado, organizado en orden cronológico. Si tiene documentación oficial de otras fuentes, también tenga esa información a mano antes de comenzar su carta.
Haga una lista de sus quejas. Explique claramente cuáles fueron sus expectativas y cómo no se cumplieron. Utilice la documentación de otras fuentes si es necesario.
Explica cómo te hacían sentir las quejas. Por ejemplo, si está escribiendo a una compañía de comida rápida sobre el servicio al cliente repetidamente grosero, explique que le hace sentir que su dinero y su patrocinio no están valorados dentro de su organización.
Se amable.Recuerde que el objetivo de su carta es ayudar a una persona u organización a mejorar, no degradarla. Simplemente está señalando formas en las que cree que podrían funcionar mejor. Al escribir una carta de decepción a una empresa, recuerde que la persona que lea la carta probablemente no será la persona con la que tiene la queja. No seas grosero o desagradable mantener el tono de la letra tipo, o al menos, profesional.
Hacer sugerencias para mejorar. Ahora que ha señalado el problema, asista dirigiéndolos hacia soluciones.
Presenta tus demandas. Si sientes que mereces una restitución por tu experiencia, una carta de decepción es el lugar para preguntar. Ya sea que solicite un reembolso directo o un servicio gratuito o con descuento en el futuro, indique que cumplir con sus demandas le ayudará a mantenerse como cliente.
Escriba la letra. La presentación profesional de su decepción le permitirá al destinatario saber que habla en serio.
Haga copias de la carta. En caso de que su carta se pierda, se convierta en una cuestión de disputa o se convierta en la primera de una larga cadena de cartas de decepción, debe tener una copia para sus registros. Si está incluyendo otros documentos con su carta, haga copias de esos documentos y envíe las copias. Mantenga siempre los documentos originales para usted.
