Los informes de entrega son una herramienta básica utilizada por un empleado saliente para informar a un nuevo empleado del trabajo anterior y lo que debe suceder para garantizar una transición perfecta del empleado. Este tipo de informe se puede utilizar de varias maneras diferentes. Podría incluir información para un simple cambio de turno o para un empleado de reemplazo permanente. El informe debe incluir toda la información esencial que la persona que toma el control debe conocer para garantizar que no surjan problemas innecesarios e imprevistos una vez que haya abandonado su puesto.
Preparación de un informe de entrega de empleado
Antes de comenzar a construir su nota de entrega, haga una lista de toda la información que el empleado entrante deberá conocer. Considere lo que hace a diario, así como las cosas que hace semanalmente, mensualmente o anualmente. Incluya información que no sea sus responsabilidades y deberes básicos, como contactos importantes, protocolo, cadena de mando, contraseñas, claves, fechas importantes, programas de capacitación y cualquier otra información específica del trabajo.
Piense en los plazos y las prioridades
Cuando sienta que su lista está completa, comience a dividirla por prioridades, frecuencia, tipo de información y secuencia. Enumere los proyectos actuales, las fechas o las horas en que comenzaron, cómo deben progresar y la fecha u hora de finalización anticipada. El empleado entrante necesita saber qué tareas deberán priorizar después de la entrega.
Comience con los objetivos clave
Comience escribiendo un resumen de los objetivos para el puesto, el suyo y el de la compañía, para que su reemplazo sepa dónde deben comenzar. Lo que sigue depende del propósito del informe. Para un informe de entrega de cambios de turno, por ejemplo, comenzará con lo que comenzó en su turno y debe completarse en el siguiente. Además, tenga en cuenta las tareas completadas, para que el turno entrante no duplique lo que hizo. Para un empleado nuevo y permanente, escriba una lista de los proyectos a corto y largo plazo en los que está trabajando actualmente, así como los proyectos notables que completó en el pasado. Incluya todas las fechas y fechas límite que la nueva persona necesita saber.
Añadir consejos y recursos
También es útil incluir consejos para completar con éxito las tareas a la mano. Por ejemplo, puede hacer un directorio detallado de la ubicación de los documentos y elementos específicos del trabajo para su reemplazo, además de describir la información de contacto de las personas pertinentes al trabajo en cuestión. Si es posible, incluya formas de mejorar la productividad y el desempeño laboral. Esto le dará a su reemplazo las herramientas para continuar lo que comenzó sin una interrupción en el flujo del proceso y aumenta la probabilidad de un resultado exitoso.
Usar una plantilla
Para simplificar el proceso de elaboración de un informe de entrega de empleados, cree su informe utilizando un programa de computadora de la oficina. Use una plantilla de informe de entrega existente o cree su propia base en los elementos específicos del trabajo: escribir "plantilla de informe de entrega" en un motor de búsqueda debería mostrar muchos ejemplos. Y no olvide revisar el informe de entrega antes de abandonar su puesto para asegurarse de que toda la información pertinente esté disponible para el nuevo empleado.
