Para que una empresa tenga éxito a largo plazo, tiene que ofrecer productos y servicios, a precios aceptables, que satisfagan las necesidades del cliente. También necesita un plan de mejora de procesos para que pueda mejorar sus funciones internas continuamente para disminuir los costos operativos y aumentar la eficiencia operativa y la moral de los empleados.
Involucre a sus empleados
Comience creando un entorno de trabajo que acepte y acepte el cambio. Una política de puertas abiertas, un trato justo y respetuoso y una comunicación abierta son algunos de los ingredientes más importantes. Si se toma el tiempo para establecer una base que aliente y recompense las contribuciones de los empleados antes de implementar un plan de monitoreo y mejora operativa, será mucho más fácil obtener la aceptación necesaria para mejorar no solo las operaciones en el lugar de trabajo sino todo su negocio.
Establecer metas y medidas de referencia
El sistema "SMART" usa un acrónimo para guiar a las empresas a establecer expectativas que sean específicas, medibles, alcanzables, realistas y oportunas. Haga esto para cada departamento.A continuación, defina los criterios de referencia para utilizar en el monitoreo. Por ejemplo, una meta para las operaciones de servicio al cliente podría ser lograr un índice de satisfacción del cliente del 99 por ciento, una meta para las cuentas por cobrar podría ser aumentar las tasas de cobro en un 20 por ciento dentro de seis meses y una meta para su departamento de tecnología de la información podría ser integrar completamente Programas de gestión de inventario y venta.
Un plan de monitoreo en curso
Involucrar a cada empleado en el proceso de monitoreo. Los gerentes pueden realizar revisiones de nivel de servicio, como monitoreo de llamadas y observaciones de escritorio, analizar informes y analizar los procesos operacionales actuales. Los empleados de niveles inferiores pueden realizar pruebas de calidad y aportar información sobre los flujos de trabajo actuales. Programe reuniones periódicas privadas, departamentales y de la compañía para revisar los resultados y determinar cuándo o si los cambios del proceso son necesarios.
Implementar mejoras de procesos operacionales
Un plan de mejora orientado a los resultados se centra en mejorar el costo, la calidad, el servicio o la velocidad. Los pasos de acción van desde hacer cambios menores que eliminan pasos duplicados u otras redundancias de flujos de trabajo hasta el desguace y el rediseño de un proceso completo. Un rediseño completo incluye analizar, priorizar y reensamblar tareas y pasos operativos. Puede ser necesario un rediseño completo del proceso cuando cambien las regulaciones de cumplimiento o para incorporar tecnologías cambiantes en su negocio.
