La documentación del empleado es importante por varias razones. La documentación justifica las acciones de empleo, desde el reclutamiento y la selección hasta la renuncia, la jubilación o el despido. La capacitación, el desarrollo, la compensación y los beneficios también forman parte de la documentación de los empleados. El mantenimiento de una documentación precisa y completa respalda los objetivos de recursos humanos, como la planificación de la sucesión y la promoción desde dentro. La documentación del empleado, cuando se prepara cuidadosamente, de manera confidencial y de acuerdo con las políticas de la compañía, es la columna vertebral de un departamento de recursos humanos.
Reclutamiento y selección
Incluso si su proceso de reclutamiento y selección comienza con el envío de la solicitud en línea a través de un sistema de seguimiento de solicitantes, la documentación sigue siendo un componente importante del proceso de contratación. Como mínimo, el proceso de contratación incluye exámenes telefónicos preliminares, entrevistas personales y evaluaciones de los entrevistadores. La documentación es esencial para este proceso: tomar notas durante las entrevistas personales es prácticamente un requisito para ayudar a tomar una decisión de contratación inteligente. Además, si desea pasar las calificaciones de un candidato a otro gerente de contratación, es útil compartir sus notas de la entrevista. Las notas de la entrevista contienen sus valoraciones y opiniones personales. Por lo tanto, a menos que las notas del proceso de reclutamiento y entrevista contengan puntajes en las pruebas o reafirmen ciertos datos sobre el conjunto de habilidades del candidato, este tipo de documentación generalmente no forma parte del archivo de personal. Es importante destacar que la documentación del empleado también confirma la elegibilidad de empleo.
Capacitación y desarrollo de empleados
Documentar el desempeño de los empleados es importante para mantener la satisfacción laboral, la productividad y el compromiso. Su sistema de gestión del desempeño incluye una serie de componentes, tales como descripciones de puestos, retroalimentación informal, capacitación, acción disciplinaria y evaluaciones anuales de desempeño. Todos estos componentes requieren documentación para que su sistema de gestión del rendimiento se mantenga al día. La falta de documentación está cerca de la falta de comunicación en esta área. Los empleados dependen de los comentarios para inspirar la motivación y elevar la moral de los empleados. Sin documentación, los empleados carecen de las herramientas necesarias para satisfacer las expectativas del empleador.
Compensación y beneficios
La documentación del empleado es un elemento esencial de su estructura de compensación y beneficios. Sin este tipo de documentación, es imposible rastrear los salarios de los empleados, los aumentos de méritos, las bonificaciones de fin de año y las deducciones obligatorias y voluntarias. La documentación también mantiene el estado de los beneficios de los empleados, como las opciones de atención médica, la atención de dependientes y las cuentas de gastos flexibles. La división de nómina registra gran parte de la documentación de los empleados en esta área; sin embargo, su oficial de privacidad tiene acceso exclusivo a toda la documentación relacionada con la medicina para preservar la naturaleza confidencial de la información del empleado.
Fin de empleo
Cuando finaliza la permanencia de un empleado en la empresa, la documentación es extremadamente importante. Independientemente de la razón, debe preparar y presentar documentos que documenten esta acción laboral. Si despide a un empleado, la documentación justificará su decisión. El despido de empleados relacionado con un desempeño deficiente, infracciones de políticas o falta de conducta grave requiere documentación para respaldar la terminación involuntaria. Si el empleado decide presentar una queja por despido improcedente, la documentación puede proteger los activos de su compañía si la queja se eleva a un litigio. Si un empleado se retira o renuncia, la documentación es necesaria para continuar con los beneficios de salud e ingresos.
