Un presupuesto es una herramienta que ayuda a identificar los ingresos y gastos esperados durante un período en particular. Los presupuestos son utilizados por la administración para controlar los gastos y administrar el crecimiento de un negocio. Los presupuestos funcionales abordan el gasto y los ingresos para una función particular, como un departamento o proceso, dentro de una empresa. Los ejemplos de presupuestos funcionales incluyen presupuestos para funciones tales como producción, ventas, desarrollo de negocios y compra de materiales.
Solicitud
Las funciones comerciales a menudo se identifican separándolas en departamentos (ventas, administración, contabilidad, compras). Sin embargo, las funciones pueden superponer departamentos y producir presupuestos funcionales que pueden incluir más de un departamento, como un presupuesto de producción que incluye mano de obra, instalaciones y materiales. Los presupuestos funcionales se centran en los gastos a corto plazo dentro de un departamento para llevar a cabo un proceso o para completar una iniciativa de la empresa.
Por ejemplo, un presupuesto de desarrollo de negocios es un ejemplo de un presupuesto funcional. El desarrollo de negocios puede incluir presupuestar tiempo y dinero de mercadeo, ventas, administración y contabilidad y presupuestar los procesos que requieren la ayuda de uno o más departamentos, como identificar mercados y clientes potenciales e investigar competidores y soluciones.
Requerimientos
Identificar y comprender la función que se está abordando es el primer paso para delinear un presupuesto funcional. Las funciones pueden superponer departamentos, resaltar las relaciones entre las sucursales de la empresa, crear implicaciones a largo plazo y extender las descripciones de los puestos de trabajo de los empleados. Comprender y aprovechar las interrelaciones que pueden ocurrir dentro de la empresa puede crear un presupuesto funcional que funcione de manera más eficiente.
La planificación cuidadosa y la ubicación de todos los datos necesarios antes de escribir e implementar el presupuesto pueden evitar un gasto excesivo. Perder una pieza clave de un presupuesto puede requerir que se sumerjan y aborten otras áreas del presupuesto funcional o varios presupuestos departamentales para pagar el error. La doble verificación de los números de presupuesto y la aritmética para evitar errores de cálculo es una necesidad.
Elementos
Los presupuestos funcionales enumeran los costos directos e indirectos necesarios para completar la función identificada. Los costos directos son fáciles de identificar; incluyen los salarios de los empleados, el costo de los suministros y el equipo o el costo de pagar los datos de marketing o las encuestas. Los costos indirectos se identifican como costos generales o administrativos e incluyen el pago de impuestos, servicios públicos o seguridad. Por ejemplo, una función que requiere que los empleados trabajen horas extra o durante los fines de semana debería incluir el costo indirecto del pago de servicios públicos por horas no comerciales en el presupuesto funcional.
Los presupuestos funcionales que abordan las ventas de productos, promociones u otras actividades generadoras de ingresos enumerarán los ingresos y gastos. Cada tipo de actividad generadora de ingresos debe incluirse en un presupuesto funcional para obtener una imagen clara de cómo se obtienen los ingresos. Por ejemplo, la creación de un presupuesto funcional para la comercialización de nuevos productos podría incluir los ingresos generados por la venta de un kit de muestra del producto a los consumidores. Un presupuesto funcional podría incluir una partida separada para los ingresos esperados generados por las ventas de muestra en línea, a través de distribuidores y de tiendas minoristas de ladrillo y mortero.
Presupuestos Maestros
Los presupuestos funcionales proporcionan la información financiera necesaria para crear un presupuesto maestro o resumen de los gastos generales de un departamento o empresa. Los presupuestos funcionales suelen ser herramientas de planificación a corto plazo. La combinación de los presupuestos funcionales en un presupuesto maestro proporciona datos generales sobre los gastos esperados de la compañía para un año u otro período designado. Los presupuestos maestros son herramientas de planificación a largo plazo que proporcionan a la administración una mayor comprensión de las necesidades de responsabilidad, activos y capital.
