No hay reglas estrictas cuando se escribe a varias personas que forman parte de una junta directiva, lo que significa que tiene varias opciones para abordar su carta. En general, usted preparará una letra cuando el tablero sea tan grande que se vuelva incómodo dirigirse a cada director individualmente. Para tablas más pequeñas, puede escribir una carta por separado para cada persona y usar la notación "copia en papel" para hacer referencia a los otros destinatarios.
Al escribir en una pizarra grande
Cuando la junta comprende cinco o más personas (este número es una guía, no una regla), es común preparar una carta dirigida a la junta como un grupo y enviarla por correo a la compañía que gobiernan. Aquí hay un ejemplo:
La Junta Directiva
ABC Property Corporation
Calle de la ciudad 123
San Francisco, CA 94105
Su saludo debe leer "Estimados miembros de la Junta Directiva" o "Estimados miembros de la Junta:" seguido de dos puntos, no de una coma. Si usted es el propietario de un negocio u otro miembro de la junta, es aceptable utilizar el saludo informal "Estimada Junta" o "Estimados todos:"
Usando un Bloque de Distribución
Dado que muchas juntas se reúnen con poca frecuencia, tal vez una vez por mes, es posible que desee enviar una copia de la carta del grupo a cada miembro de la junta en su domicilio o domicilio comercial permanente. Esto asegura que su carta sea leída y pueda ser resuelta antes de la próxima reunión de la junta. Para lograr esto, escriba un bloque de distribución al final de la carta con el nombre y la dirección de cada miembro de la junta. Imprima varias copias de la carta y envíe por correo una copia a cada persona en la lista de distribución.
Al escribir en una pequeña pizarra
Cuando se dirija a una junta directiva más pequeña, por ejemplo, con tres o cuatro directores, debe enumerar a cada destinatario por nombre. Su bloque de direcciones ahora se ve algo como esto:
Sra. Robin Birch, Presidenta
Sr. Jack Haslam, Director
Dra. Olivia Blower, Directora
Consejo de Administración de ABC Property Corporation
Calle de la ciudad 123
San Francisco, CA 94105
Su saludo debe enumerar los nombres de los directores en el mismo orden que el bloque de direcciones: "Estimada Sra. Birch, Sr. Haslam y Dr. Blower:" Está bien usar nombres si conoce bien a los destinatarios y este es su nombre habitual. modo de comunicación. La etiqueta exige que envíe una carta por separado a cada persona, así que imprima y firme una copia original de la carta y el sobre para cada destinatario.
Usando la notación CC
Cuando los miembros de la junta se encuentran en diferentes direcciones, es sensato escribir una carta por separado para cada destinatario. Aquí, debe usar la notación de "copia de cortesía" o "copia de carbón" para que cada destinatario sepa quién más ha recibido la carta. Haga esto agregando las letras "cc:" seguidas por los nombres de los otros destinatarios al final de la carta, inmediatamente debajo de su firma y nombre impreso. Aquí hay un ejemplo del formato:
Sra. Robin Birch, Presidenta
Consejo de Administración de ABC Property Corporation
Calle de la ciudad 123
San Francisco, California 94105
Estimada Sra. Birch:
Carta
Sinceramente, Tu nombre
CC: Sr. Jack Haslam, Dr. Olivia Blower
Dirigiría su segunda carta al "Sr. Jack Haslam" y luego a la "Sra. Robin Birch y la Dra. Olivia Blower", y así sucesivamente. Es una buena idea revisar todas sus copias para asegurarse de haber incluido los nombres correctos de destinatario y copia de cortesía.
