Escribir una carta formal a una junta directiva puede ser un proceso intimidante. Esta es su oportunidad para que sus responsables sean escuchados por los responsables, por lo que es importante seguir el proceso formal. Pero no tiene sentido corregir el formato si falta el contenido o si la letra tiene errores gramaticales.
Antes de comenzar la carta a un tablero
Al corresponder con la junta directiva, sepa lo que quiere decir. ¿Cuál es tu motivación? ¿Qué quieres lograr? Una carta de queja necesita un tacto completamente diferente de, digamos, una carta que busca financiamiento para un proyecto.
Tómese el tiempo para hacer algunas notas. Anota qué decir y por qué te importa. Es posible que este último no aparezca en la carta, pero podría ayudarlo a mantenerse enfocado y ordenado. ¿Hay alguna documentación que deba consultar, pruebas o estadísticas que desee compartir? Tenlos listos y toma nota de por qué son relevantes.
Redactando la carta
Primero, organiza tus notas. ¿Cuál es el punto más importante en relación con el motivo por el que estás escribiendo? ¿Qué elementos apoyan ese punto? Ponlos en orden. Este es esencialmente tu esquema, así que ya estás listo.
Muchas personas luchan por comenzar una carta, pensando que deben ser ingeniosas desde el principio, pero ser claro es más importante. Diga todo lo que necesita decir, luego mejore y apriételo al editar. Para comenzar, diríjase "Estimado presidente Smith y miembros de la junta" y luego comience con "Le escribo a …", luego cite su razón general para escribir.
Siga su apertura con el punto de apoyo principal y escriba un par de párrafos concisos que incluyan todos los problemas que anotó anteriormente.
Recuerde, esto es un negocio y estas personas tienen mucho en su plato. No seas florido, ni cariñoso ni largo. Llegue al punto, sea educado al respecto y respétese respetuosamente.
La importancia de la edición
En realidad, escribir una junta directiva no es muy diferente de escribir una carta comercial formal, excepto que es para un grupo de personas y puede tener más en juego, dependiendo de la razón por la que esté escribiendo.
La mayoría de las personas hacen demasiado hincapié en la escritura, cuando la parte más importante, en realidad, es la edición. Siempre tome un descanso después de escribir algo, para que su cabeza se despeje y regrese con nuevos ojos.
Tome al menos tres pases de edición. Busque errores gramaticales, palabras innecesarias y un tono demasiado informal. La gente a menudo confunde ser conciso con ser grosero, pero escribir concisamente es fuerte y al punto, ambas cualidades que juegan bien en la correspondencia comercial.
Sin embargo, sea respetuoso y un tanto respetuoso, pero no se goteen o coloquen nada demasiado grueso.
Conozca su propósito
Como se mencionó, es importante saber por qué estás escribiendo. Es posible que las tres letras más comunes que tendrás que escribir sean para solicitar algo, renunciar o aceptar una oportunidad.
Dimitiendo: Al renunciar a una empresa, proyecto o incluso a la junta directiva, declare que está agradecido de haber tenido la oportunidad. Explique, preferiblemente en una oración, por qué está renunciando, por razones personales, a explorar una nueva oportunidad, porque anhela un cambio, sin compartir detalles. Que sea breve y profesional. Si puede, ofrezca estar disponible si es necesario en el futuro.
Aceptando Esto puede ser un solo párrafo seguido de una declaración de gratitud. Digamos que está orgulloso de aceptar la oportunidad, espera poder contribuir y está agradecido por la fe de la junta. No te detengas en proyectos o intenciones; Para eso son los contratos.
Solicitando De inmediato, indique lo que está solicitando. Explicar por qué. Si tiene evidencia de respaldo de por qué la solicitud es válida, documente esto brevemente. Evite las promesas de desempeño o resultado, ya que estas deben declararse solo en un contrato o cronograma de proyecto, donde tenga capacidad de negociación. Agradézcales por su consideración y ofrezca estar disponible si tienen preguntas o requieren una aclaración.
