Cada proyecto involucra muchos detalles a medida que se despega. No tendrá que compartir los detalles con nadie o preocuparse por articularlos si financia su proyecto por su cuenta o si lo desarrolla por sí solo. Pero si su proyecto requiere el acuerdo o la asistencia de otros, deberá convencerlos de que se unan a usted. Un informe ejecutivo es un documento amplio que abarca todos los detalles básicos de cualquier proyecto que esté tratando de lograr. Le dice a su público objetivo por qué deberían involucrarse.
Los basicos
Idealmente, cuando el lector haya digerido su informe, no tendrá ninguna pregunta porque ha abordado todo lo que posiblemente desee saber. Un informe ejecutivo efectivo no omite nada, pero debe estructurar esta información para facilitar la lectura. Comience su informe reconociendo a cualquiera que haya contribuido a él, por ejemplo, si otros lo ayudaron a investigar. Escriba una introducción, idealmente no más de una página o dos, que identifique su proyecto, establezca su objetivo, reconozca los problemas potenciales y explique cómo pretende manejarlos si surgen. No tiene que entrar en muchos detalles, otras partes de su informe lo harán. Use su introducción para que su lector se interese lo suficiente como para seguir leyendo el informe completo. Deja que tu propio entusiasmo se muestre.
Los detalles
Las siguientes secciones de su informe dependerán en cierta medida de la naturaleza de su proyecto. Si desea resolver un problema específico, dedique una sección después de su introducción a identificarlo. Luego, en una sección separada, explique cómo pretende resolver el problema y qué implicará el esfuerzo. Si investigó para respaldar por qué su solución funcionará, incluya esto en una sección dedicada a sus hallazgos y explique cómo se recopilaron sus datos. Si está solicitando financiamiento, incluya un estado financiero en otra sección, que muestre los activos y pasivos personales o de la empresa. Explique cuánto dinero necesitará, cuándo lo necesitará y en qué se gastará. Envuelva con una sección concluyendo su argumento. Dígale al lector por qué debería involucrarse y ayudarlo.
El resumen o resumen ejecutivo
Los informes ejecutivos generalmente incluyen un resumen o resumen ejecutivo, un documento separado que precede al resto de su informe. Los resúmenes generalmente tratan temas académicos, dedicando una sola oración o un punto de viñeta a cada una de las secciones de su informe, y rara vez se publican más de una página. Un resumen ejecutivo está dirigido a la comunidad empresarial. Puede correr más de una página, pero no mucho más o su longitud anulará su propósito: desea que su audiencia tenga una idea precisa de su proyecto sin tener que leer todo el informe. Tanto los resúmenes como los resúmenes son similares a su introducción porque resaltan la misma información que incluyó en esa sección de su informe, pero son más profundos. Evite cortar y pegar segmentos de su informe para crear un resumen. No solo desea repetir, sino explicar su proyecto, sin todos los detalles que contiene su informe, de una manera atractiva para capturar a su audiencia.
Los toques finales
Puedes tener la mejor idea del mundo pero puede chocar contra un muro de ladrillos si no lo explicas bien. Si usted es un experto en su campo, evite hablar por encima de la cabeza de su lector usando una jerga o términos técnicos que no entenderá. Pero tampoco vaya demasiado lejos en la otra dirección, escriba como si estuviera discutiendo su proyecto con un café o un cóctel; querrá ser razonablemente formal. Revíselo cuando haya terminado, luego vuelva a corregirlo. Es posible que desee que alguien más lo lea también para asegurarse de que su posición sea comprensible. Los ojos frescos a menudo también son mejores para atrapar errores tipográficos.
