Una empresa tiene cuatro estados financieros principales: el estado de resultados, el estado de flujos de efectivo, el balance general y el estado de patrimonio. El estado de resultados a veces se denomina estado de pérdidas y ganancias, e incluso puede abreviarse en una conversación a "P&L". Si bien los programas de software de contabilidad pueden simplificar la creación de esta declaración, también puede crear una declaración de pérdidas y ganancias en Excel. Deberá comprender las definiciones de ingresos, gastos, ganancias y pérdidas. También debe especificar el período de tiempo que cubre la declaración. Por último, tendrá que decidir cuál de los dos formatos usar que cumpla con los principios de contabilidad generalmente aceptados, ya sea el estado de ingresos de un solo paso o el de varios pasos.
Información sobre un estado de pérdidas y ganancias
El estado de resultados o el estado de ganancias y pérdidas contiene información sobre los ingresos, gastos, ganancias y pérdidas en un período de tiempo determinado. Los ingresos o ingresos pueden provenir de operaciones o de fuentes que no estén directamente relacionadas con las actividades principales de la empresa. Las ganancias son fuentes de ingresos inusuales y relativamente impredecibles, como el hecho de recibir un pago del acuerdo de una demanda. Los gastos también pueden ser gastos operativos tales como servicios públicos y salarios pagados, o gastos no operativos tales como intereses pagados sobre préstamos. Las pérdidas son gastos inusuales e impredecibles, como la disposición de activos a largo plazo a menos de su valor.
Formatos de declaraciones de ingresos
Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) exigen uno de los dos formatos para los estados de pérdidas y ganancias que verán las personas fuera de la empresa. Los administradores pueden encontrar diferentes formatos más útiles para propósitos internos, pero deben asegurarse de que estos informes no se entreguen a usuarios externos. Los dos formatos compatibles con GAAP son el estado de resultados de un solo paso y el estado de ingresos de varios pasos. La principal diferencia en estos dos formatos es la forma en que muestran el costo de los bienes (o servicios) vendidos, y dónde colocan las ganancias y pérdidas en el estado de cuenta.
Creación de la declaración de ganancias y pérdidas en Excel
Puede resultarle útil ver ejemplos de estados de pérdidas y ganancias antes de comenzar. Hay ciertos elementos que son esenciales para la declaración, independientemente de los detalles de su negocio. Tendrá un encabezado de tres filas centrado en la parte superior. La primera línea será el nombre del negocio. El segundo será el título del informe: Estado de pérdidas y ganancias. En la tercera línea, debe especificar el período de tiempo que cubre la declaración. Algunos ejemplos pueden ser:
- Para el trimestre finalizado el 31 de marzo de 2018.
- Para el mes terminado el 30 de septiembre de 2018.
- Por el año terminado el 31 de diciembre de 2018.
Deje al menos una fila en blanco después del encabezado para mayor claridad. Los siguientes pasos variarán dependiendo de si está usando un solo paso o varios pasos, pero algunos elementos se comparten. Comenzará en la primera columna y, cuando sea necesario sangrar la información para diferenciarla, pasará a la siguiente columna. Editará el ancho de columna de esa primera columna para que la información en la segunda columna se alinee después de los primeros caracteres de la información sobre ella, como en la imagen de abajo.
En cualquiera de los dos formatos, primero va a enumerar los ingresos, seguidos de los gastos, con un ingreso neto total llamado en la parte inferior. Después de ingresar todos los títulos de las cuentas, salteará una o dos columnas para dejar algo de espacio antes de ingresar los valores en dólares. Establezca esta columna para mostrar como moneda.
El estado de ingresos de un solo paso
El estado de resultados de un solo paso utiliza una fórmula básica: el ingreso neto es igual a los ingresos y gana menos gastos y pérdidas. Escribirá "Ingresos y ganancias" en la primera línea, luego sangrará en las siguientes líneas donde se enumeran las distintas cuentas de ingresos y ganancias para su negocio. La siguiente línea se sangrará una vez más y dirá "ingresos y ganancias totales". Después de una fila en blanco, escriba "Gastos y pérdidas" y luego guarde las siguientes líneas donde se enumeran las cuentas de gastos y pérdidas. Volverá a sangrar por "gastos y pérdidas totales". La línea final es de ingresos y gastos.
El estado de ingresos de varios pasos
La diferencia significativa en la declaración de varios pasos en comparación con un solo paso es que separamos las operaciones de los elementos no operativos. Su estado de cuenta comenzará con las ventas, el costo de los productos vendidos y la ganancia bruta. Lo seguirá con los gastos operativos, restándolos para encontrar el subtotal titulado "ingresos operativos". A continuación, listará los ingresos no operativos, ganancias, gastos y pérdidas, en ese orden, y luego sumará los elementos no operativos. Agregar operaciones y elementos no operativos en conjunto le da el ingreso neto.
