Si su empresa requiere que realice un seguimiento de todo, desde detalles importantes sobre un cliente hasta problemas aparentemente menores, aprender a escribir una nota en un archivo será beneficioso para usted. Esto puede ayudarte en el día a día.Por ejemplo, si una persona de la oficina de su cliente lo llama o le envía un correo electrónico solicitándole que realice un cambio en el plan, escriba una nota para archivar en caso de que otra parte cuestione sus acciones. Los memos para archivar son imperativos para los archivos legales, médicos u otros archivos altamente confidenciales que luego también se pueden usar en la corte.
Abra Microsoft Word. En el menú "Archivo", haga clic en "Nuevo". El "Panel de tareas de documento nuevo" se abrirá a la derecha.
Haga clic en "En mi computadora", ubicado en la sección "Plantillas". Se abrirá el cuadro de diálogo "Plantillas". Haga clic en la pestaña "Memos". Haga clic en "Asistente para notas" y luego haga clic en "Aceptar". Se iniciará el "Asistente para memorandos".
Haga clic en Siguiente." En "Qué estilo le gustaría", elija "Profesional" y haga clic en "Siguiente" nuevamente. En "¿Desea incluir un título?", Elija "Sí" y escriba "Memo to File". Haga clic en Siguiente."
Elija "Fecha", "De" y "Asunto" en "Qué elementos desea incluir" e ingrese la información de cada uno. La fecha debe ser la fecha del suceso, como una llamada telefónica o un correo electrónico. Debería ser de su nombre o el nombre de su supervisor, y el tema debe ser una breve descripción del incidente, como "Cambio de sede".
Haga clic en Siguiente." En la sección "Para", selecciona "Archivo". Desmarque la casilla de verificación "CC". Haga clic en "Siguiente" de nuevo. Agregue los elementos de cierre y haga clic en "Siguiente", y luego haga clic en "Finalizar". Ingrese sus notas en la sección inferior del formulario de notas.
Imprima la nota y archívela en el archivo del cliente. Guarde también una copia electrónica, si es el procedimiento de su empresa para hacerlo.
Consejos
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Escriba su nota para archivar lo más pronto posible después del incidente o la conversación. Esto te ayudará a recordar cualquier detalle más claramente.
Advertencia
Nunca escriba nada despectivo en un memo que no esté basado en hechos. Declarar que la Sra. Smith parecía enojada es apropiado. Escribir que la Sra. Smith siempre tiene una actitud desagradable no lo es.
