Incluso en una era de correos electrónicos y mensajes de texto, las cartas comerciales en papel tienen su lugar. Cambiar del modo digital al de copia impresa puede ser un desafío: un correo electrónico puede sonar casual, pero una carta escrita requiere un grado de dignidad y clase. No se preocupe por tratar de sonar original, está más seguro de cumplir con los formatos probados y las normas de etiqueta de comunicación empresarial.
Pegarse al punto
Ya sea que esté respondiendo a una crítica o solicitando su CV, su carta debe permanecer en el punto. Nunca vayas más allá de una página y nunca seas descortés. Si alguien le ha escrito una carta de queja llena de invectivas, manténgase educado y calmado cuando responda. Si la carta original es sobre una oportunidad de negocios, agradezca. Nunca dé a entender que al responder lo ha resuelto todo, que el reclamante debería estar completamente satisfecho, que sabe que está obteniendo el trabajo. Eso es para que tu corresponsal decida.
Formato y fuente
El formato estándar para una carta comercial es a espacio sencillo, con un espacio entre párrafos y todo lo justificado en el margen izquierdo. En el siglo XXI, es aceptable alejarse del estándar del bloque, por ejemplo, al sangrar los párrafos. Times New Roman, tamaño 12, es casi siempre una fuente aceptable y legible. Si su empresa tiene alguna preferencia, por ejemplo, favorece los párrafos sangrados, formatéelo de esa manera.
Lo que va encima
El diseño estándar comienza con la dirección de su negocio. Si está escribiendo en papel con membrete, puede omitir eso. Debajo de la dirección aparece la fecha, luego el nombre del destinatario, el negocio y la dirección. Omita una línea y luego diríjase al destinatario como "Estimada Sra." o "señor" a menos que tenga un título como "Dr." No use nombres de pila a menos que el escritor de la letra inicial lo hiciera.
El extremo inferior
Envuelva la carta con un "Sinceramente", seguido de su firma, luego su nombre escrito. Si está enviando algo con la carta, como un formulario, un costo estimado o su CV, escriba "adjunto" debajo de su nombre, seguido de una lista de los archivos adjuntos. Si está enviando algo en una carta por separado, agregue una nota como "bajo la cubierta por separado: estado financiero". Un "cc" seguido de una lista de nombres le dice al destinatario que ha enviado copias a otra persona.
