Google Docs es una poderosa herramienta para compartir archivos que las empresas pueden usar para publicar horarios de trabajo. Puedes lograr esto creando el horario directamente en Google Docs. Cuando publica regularmente el horario de trabajo de un empleado, evita la falta de comunicación que podría llevar a que los empleados no se enteren de los turnos que no se dieron cuenta de que estaban programados para trabajar.
Utilice plantillas de horario de trabajo gratis
Google Docs mantiene una enorme biblioteca de plantillas gratuitas y listas para usar. Para acceder a una plantilla, abra un nuevo documento de Google Docs y luego busque plantillas con las palabras "horario de trabajo". La mayoría de los horarios de trabajo de los empleados utilizan un formato de semana a semana porque los empleadores publican semanalmente. Si ninguna plantilla cumple con las necesidades de programación, cree una programación personalizada en otro programa.
Crear un horario personalizado
Al igual que Google Docs, Google Sheets tiene plantillas que los administradores pueden personalizar. Encuentra estos en Hojas en el menú Galería de plantillas. Simplemente elija Programar de la lista y luego personalice los campos reemplazando los datos de la plantilla con fechas de programación y nombres de empleados. Elimine las filas y columnas que no sean necesarias.
Crea un horario desde cero abriendo un nuevo archivo. Haga clic en Iniciar una hoja de cálculo nueva en la página principal y use el encabezado para titular el documento como "Programación semanal" u otro nombre deseado. Use la primera fila para definir las fechas que cubre el programa.
A continuación, cree un gráfico en el que los encabezados de columna horizontales enumeren los días de la semana y las filas enumeren los tiempos de turno. Inserte los nombres de los empleados en las casillas correspondientes. Guarde el archivo en Google Docs con un nombre de archivo adecuado.
Administrar permisos de empleados
Los empleadores quieren que los empleados lean el programa y quizás descarguen un archivo para guardarlo en computadoras personales o dispositivos. Sin embargo, a los empleados no se les debe permitir editar el horario. De forma predeterminada, Google Docs permite a los empleados leer y descargar archivos compartidos con ellos.
Comparte archivos haciendo clic en el ícono con la silueta de una persona y el signo más que representa "Compartir". Ingrese las direcciones de correo electrónico de los empleados con los que desea compartir el archivo. Verifique los permisos antes de enviar el enlace de correo electrónico para asegurarse de que el documento sea de solo lectura.
Para los permisos, elija "se puede ver" en lugar de "se puede editar" y luego seleccione el botón Compartir para publicar la programación para los empleados. Los empleados reciben un correo electrónico notificándoles que se ha publicado un nuevo horario. El correo electrónico incluye un enlace al horario.
Establecer horarios regulares
Mantener una plantilla de la programación hace que la programación semanal sea más fácil. Establezca un día y una hora estándar para publicar la programación y compartirla con todos los empleados por correo electrónico al mismo tiempo.
Asigne un nombre a los archivos de la programación de una manera fácil de encontrar, como "Programación de turnos del 15 de enero". Esto reduce la confusión y permite que los empleados noten las discrepancias o problemas de la programación rápidamente. Cree políticas de la empresa que requieran que los empleados proporcionen el aviso deseado para los cambios en el calendario.
