Existen varios casos en los que se le puede pedir que escriba una carta en nombre de otra persona. Los abogados, por ejemplo, lo hacen regularmente. Otras situaciones incluyen la escritura para las personas que no tienen las habilidades para hacerlo ellos mismos o que aprenden un segundo idioma y no pueden escribir en inglés. La ausencia de su jefe de la oficina puede ser otra razón para que le pida que escriba una carta en su nombre. Independientemente de por qué está escribiendo la carta para otra persona, el formato es consistente.
Determinar contenido
Hable con la persona de la que va a escribir la carta en nombre de. Haga una lista de los puntos a cubrir, la persona a quien enviar la carta y cualquier otro detalle que deba incluir. Discute el tema de la carta hasta que sientas que tienes suficiente información de fondo para escribirla correctamente.
Utilizar papel con membrete y formato de carta de negocios
Escriba en papel con membrete si es posible porque le da credibilidad a su correspondencia. Si no tiene membrete, escriba la dirección de la persona para la que está escribiendo la letra en la parte superior de la página, deje un espacio y escriba la fecha. Comience con el saludo, "Estimado" seguido del nombre de la persona, el título y una coma. Si, por ejemplo, le escribe a una compañía, se leería "Estimada Sra. Briggs" o "Al juez presidente", si se trata de un tribunal.
Adoptar el formato de bloque para cartas comerciales. Todas las oraciones comienzan en el lado izquierdo de la página; Los párrafos están separados por un espacio de línea. La distancia entre el cierre es de tres a cuatro líneas para permitir su firma. Escriba cartas comerciales en lugar de escribirlas a mano.
Declara la autoría
Declare que está escribiendo en nombre de otra persona si es apropiado, como en una carta al tribunal. Si se trata de una carta con el nombre de la otra persona, no tiene que declarar que ella misma no la escribió. En el caso de lesiones físicas o problemas de lenguaje, la razón es: "Estoy escribiendo en nombre de Jeremy Smithers cuando se rompió las dos muñecas esquiando".
Utilice un lenguaje eficaz y fácil de entender
Llegar al punto. Las cartas, sean o no de parte de otra persona, deben ser breves y concisas. Indique la razón por la que está escribiendo y luego comience un nuevo párrafo para sus ideas de apoyo. Recuerde cambiar los párrafos y dejar un espacio cuando cambie ideas. Escribir en un lenguaje fácil de entender. No use una palabra grande cuando una pequeña lo hará y mantenga sus oraciones cortas. Apunte a la claridad en lugar de tratar de impresionar a su lector con su amplio vocabulario.
Usa una voz formal
Mantener el tono de negocios. Evite las frases floridas y manténgase enfocado en el tema sobre el que está escribiendo. No ofrezca su opinión sobre el tema a menos que haya una muy buena razón para hacerlo.
Cierre fuerte
Resuma el contenido de la carta en el párrafo final. También especifique la acción de la persona con la que está escribiendo la carta para las necesidades que se tomaron. Si pudiera ser el reemplazo de un aparato defectuoso o una solicitud de reunión. Use el cierre "Sinceramente" o "Sinceramente suyo" para mantener el tono de negocios de la carta. Frases como "Habla pronto" o "Tu amigo" no son apropiadas. Firme y escriba su nombre, seguido de las palabras "en nombre de nombre de la persona para la que está escribiendo".
revisión
Deje su carta por un día más o menos y luego edítela. Además de los errores de gramática y ortografía, observe las palabras comúnmente confundidas, como "pasado y pasado" o "afecto y efecto". Compare esto con su lista original para asegurarse de que no haya olvidado nada. Ponte en el lugar del destinatario de la carta. Léalo en voz alta para usted mismo y evalúelo por tono y contenido. Editar en consecuencia. Revise la carta con la persona en nombre de quien escribió. Asegúrate de no pasar por alto nada de lo que la persona quería incluir.
