Cuando envía sus propias declaraciones de impuestos personales, el número de documentos involucrados es bastante limitado.Sin embargo, muchos empleadores y otras empresas se encuentran enviando docenas o cientos, o más, copias de varios formularios 1099, 5498 u otros. El formulario 1096 del IRS es como una hoja de presentación para enviar varios formularios de un solo tipo. Contiene información básica sobre los documentos con los que se incluye.
Completando el formulario 1096
Se requiere un Formulario 1096 para cada tipo de formulario que se envíe (Formularios 1099, 1098, 3921, 3922, 5498, W-2G, 5498, 5498-ESA y 5498-SA). Todos los formularios adjuntos deben estar separados por tipo de formulario y transmitirse con un Formulario 1096 separado. Es esencial antes de enviar cualquier formulario, que la información de identificación correcta para el declarante se incluya en el Formulario 1096.
Complete su información de contacto correcta en la mitad superior del formulario e incluya su número EIN (Casilla 1) o el número de Seguro Social (Casilla 2). El número total de formularios que se presentan con el Formulario 1096 se registra en el Cuadro 3, y la cantidad total de retenciones federales informada por los formularios se indica en el Cuadro 4. La información utilizada para calcular la cifra registrada en el Cuadro 5 del Formulario 1096 depende de el tipo de formularios que se presentan (consulte las instrucciones en la página 2 del Formulario 1096 para obtener detalles completos). El recuadro 6 se utiliza para identificar el número de formulario que se envía. Solo marque una "X" en la casilla 7 si esta es la última presentación de este tipo de formulario para cualquier período fiscal, incluidos los futuros.
Transmisión de papel
El formulario 1096 se utiliza para presentaciones en papel (no electrónicas). Al presentar 250 de un solo formulario, se requiere la presentación electrónica (consulte la Publicación 1220 en Recursos adicionales para obtener más información sobre la transmisión electrónica). Los formularios 1099-MISC y los formularios 1099-DIV se tratan como entidades separadas. Por ejemplo, si presenta 200 copias del Formulario 1099-MISC y 100 copias del 1099-DIV, puede enviarlo en papel por correo con una hoja de presentación del Formulario 1096 para cada tipo de formulario. Sin embargo, si envía 250 copias del Formulario 1099-MISC y 50 copias del 1099-DIV, los formularios 1099-MISC deben enviarse electrónicamente, pero el 1099-MISC se puede presentar en papel.
Enviando formularios
Es esencial antes de enviar cualquier formulario, que la información de identificación correcta para el declarante se incluya en el Formulario 1096. La información necesaria es el nombre del remitente, la dirección postal, el nombre de una persona de contacto, el número de teléfono, el número de fax y la dirección de correo electrónico. El 1096 completado, junto con los formularios que se están transmitiendo, puede enviarse al Centro del IRS de Austin, Texas o Kansas City, Missouri (ver formulario 1096 para la dirección completa), dependiendo de la dirección de la calle del declarante. Tenga en cuenta que los formularios 1099, 1098, 3921, 3922 y W-2G deben presentarse antes del 1 de marzo; Formularios 5498, 5498-ESA y 5498-SA antes del 1 de junio.
