Mientras que la Era Digital crea menos papel, la demanda de almacenamiento electrónico crece. Las pautas establecidas por el equipo de administración de información de una organización para crear, acceder, almacenar y eventualmente destruir registros dictan los términos del ciclo de vida de los registros electrónicos. El ciclo de vida de los registros electrónicos incluye la creación, el uso, el almacenamiento y la disposición de la mayoría de las entidades comerciales y gubernamentales. Algunas organizaciones archivan ciertos registros que se consideran invaluables, como la última fase del ciclo de vida cuando no se destruyen.
Creación
Uno de los mayores desafíos para cualquier sistema de administración electrónica es documentar el origen de nuevos registros de una manera lógica y coherente para su uso, recuperación y almacenamiento futuros. Lo que constituye un registro se establece en el manual de políticas de la organización que está escrito teniendo en cuenta los estatutos federales y estatales. Si se identifica correctamente al comienzo del ciclo de vida, se puede acceder fácilmente a un registro hasta que la utilidad del registro caduque y se destruya. Dependiendo de la organización, algunos registros son creados automáticamente por el sistema cuando se ingresan ciertos datos en la computadora. Otros sistemas requieren que un individuo cree un registro manualmente.
Utilizar
Una vez que se crea electrónicamente un registro, normalmente se distribuye y se utiliza como una herramienta de información para fines comerciales o gubernamentales. Por esta razón, los registros se almacenan en un repositorio para facilitar el acceso. Mientras está activa, la mayoría de los registros se almacenan, pero se accede a ellos a través de una base de datos con información de identificación que etiqueta el registro.
Almacenamiento y mantenimiento
Después de que un archivo se haya utilizado y ya no se necesite con regularidad, un registro a menudo se almacena como inactivo. Los registros deben almacenarse para el acceso antes de ser destruidos de acuerdo con las reglas establecidas como política de la organización. Parte de la razón de tal énfasis en el almacenamiento adecuado se relaciona con cuestiones de privacidad. La política organizativa prudente aborda la seguridad como una parte importante del mantenimiento responsable de registros.
Disposición
Los registros deben ser accesibles durante un cierto número de años para cumplir con las leyes federales y estatales. La mayoría de las políticas organizativas sobre retención y disposición de registros utilizan los estatutos federales y estatales como requisitos mínimos para la retención de registros. Las empresas mantienen registros con fines de litigio, en caso de que se vean obligados a defender ciertas acciones comerciales tomadas en el pasado. La forma en que se eliminan los registros es de importancia crítica. Dado que los archivos electrónicos se pueden restaurar en manos expertas, es fundamental que los archivos electrónicos se borren sin una forma posible de recuperar la información.
