Los informes de gestión de proyectos proporcionan una actualización de progreso en un proyecto específico. Por lo general, se escriben en los hitos del proyecto, pero pueden ser solicitados por el cliente o un supervisor en cualquier momento. Los informes de gestión del proyecto son importantes porque permiten que el gerente del proyecto evalúe el progreso comparándolo con el plan original. Esto le permite al administrador comunicarse y explicar cualquier cambio, demora, problema y aspecto positivo a todas las partes interesadas. Los informes de gestión de proyectos no necesitan ser largos, sino que deben abordar todos los aspectos del proyecto.
Proporcione la información de identificación del proyecto: el nombre del proyecto, el número del proyecto (si lo hay), el nombre del cliente, las personas de contacto si el cliente es una empresa u organización, la fecha de inicio del proyecto y la dirección donde se encuentra el proyecto. Se está ejecutando, en su caso. También indique el nombre del gerente de proyecto (PM), el nombre de la persona que escribe el informe si el autor es alguien que no sea el PM y la fecha en que se está escribiendo el informe.
Indique los nombres de todas las partes a quienes se distribuirá el informe de gestión del proyecto. Incluya a todos los contratistas, empleados, supervisores o contactos de clientes que recibirán una copia del informe. Incluya "Archivo" en la parte inferior de la lista para indicar que se ha colocado una copia del informe en el archivo del proyecto.
Evalúe el alcance del proyecto actual en comparación con el alcance del proyecto original. Anote cualquier cambio que se haya realizado e incluya tanto el nombre de la parte que solicitó el cambio como el nombre de la parte que aprobó el cambio.
Evaluar la línea de tiempo del proyecto actual contra la línea de tiempo planificada. Explique cualquier retraso o ganancia e indique cómo afectarán la línea de tiempo general. Indique si los retrasos están actualmente resueltos o no resueltos. Para los retrasos no resueltos, explique el plan para superar el problema e indique cuándo anticipa que se resolverá el problema. Si la fecha de finalización ha cambiado, proporcione una nueva fecha de finalización.
Compare el presupuesto actual con el presupuesto original. Considere tanto el costo (la cantidad que el proveedor paga en mano de obra y materiales para completar el proyecto) como el precio (lo que el cliente pagará al finalizar el proyecto). Recuerde incluir los cambios en el costo o el precio causados por cambios en el alcance. Adjunte un presupuesto actualizado del proyecto si corresponde.
Compare el entorno de riesgo actual con el formulario de evaluación de riesgos original. Indique qué riesgos se han eliminado y cuáles aún están presentes. Haga una lista de los nuevos riesgos que han surgido junto con sus posibles implicaciones de presupuesto y cronograma. Ofrezca un plan para evitar o responder a nuevos riesgos.
Firma el documento. Si el documento tiene más de una página, ponga sus iniciales en cada página. Algunos procedimientos de la compañía también requieren que el supervisor y / o el cliente firmen todos los informes de gestión de proyectos.
Consejos
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¡No olvides incluir las buenas noticias! Incluya todos los ahorros de costos y tiempo en el informe.
Documentar cualquier error del proveedor que afecte el cronograma o el presupuesto. Es posible que pueda cobrar a los proveedores por tiempo perdido o dinero.
