Atraer nuevos negocios es un objetivo de negocio establecido para ellos mismos. Cuando se presenta una oportunidad para que un negocio asuma un nuevo proyecto, la primera actividad generalmente implica escribir un ámbito de trabajo. El alcance del trabajo generalmente es parte de un contrato que establece exactamente lo que el contratista pretende hacer para completar un proyecto para un cliente. El alcance del trabajo proporciona las pautas tanto para el contratista como para el cliente, lo que elimina la confusión y aclara las expectativas para el proyecto.
Determine por qué el cliente necesita el proyecto y cómo planea ejecutarlo. Incluya una breve descripción de lo que resultará en el proyecto, ya sea un informe escrito, una presentación o algo material. Sea claro acerca de la participación del cliente durante el proceso si su aporte o cooperación es necesaria para concluir el proyecto.
Identificar los pasos que implica el proyecto. Póngalos en orden lógico, desde el inicio del proyecto hasta su finalización. Cuando hayas terminado, numéralas secuencialmente. Si un paso tiene pasos más pequeños y separados debajo del principal, use un formato de esquema para numerarlos y ponerles letras. Cuando el cliente lee un alcance del trabajo, puede referirse a la numeración en lugar de tener que pasar las páginas para encontrar el contenido.
Haga una línea de tiempo para completar cada fase del proyecto. Algunos proyectos implican pagos múltiples antes de que comience un nuevo paso. Desglose el comienzo y el final de cada fase y explique cuándo espera que el pago comience el próximo paso.
Escriba el alcance del trabajo de la manera más clara y concisa posible. Un ámbito de trabajo que es prolijo requiere más tiempo para leerlo y puede ser más difícil de comprender que uno simple. Si usa viñetas, use viñetas numeradas en lugar de símbolos gráficos para facilitar la referencia de los puntos. Use la voz activa en lugar de la voz pasiva. La voz activa también te ayuda a escribir más específicamente.
Pídale a un colega que revise el alcance del trabajo en busca de omisiones, ortografía o errores gramaticales. Realice adiciones o cambios para mejorar su alcance de trabajo.
