El pleno cumplimiento de los estatutos de su empresa significa que debe llevar a cabo reuniones de la junta directiva según lo prescriben las leyes. Los miembros tienen control sobre las acciones que toma la junta en estas reuniones, pero tienen mucho menos que decir acerca de cómo se desarrollan las reuniones. Las actas de las reuniones, interpretadas por los tribunales como documentos legales, son tan importantes que, como lo expresa el consultor de negocios Carter McNamara, "… si no está en las actas, no sucedió".
Averigüe qué sucede en una reunión típica de la junta directiva revisando una agenda de muestra en la Ayuda de la Administración. Personalice esta agenda para adaptarse a la cultura y el propósito de su empresa. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Designe a alguien, generalmente el secretario de la junta, para que tome las actas de la reunión. Las actas deben contener la información recomendada por McNamara: nombre de la empresa, fecha y hora de la reunión, quién convocó la reunión, los asistentes, las mociones hechas, los conflictos de intereses que impiden la votación, las abstenciones de votar y las razones dadas, cuando La reunión terminó y quien preparó el acta.
Decida si está presente el quórum, la cantidad mínima de miembros necesarios para tomar medidas. Como lo sugiere el Comité de Abogados de los Derechos Civiles de Chicago bajo el Manual de Leyes, revise los estatutos para averiguar cuántos miembros son necesarios para un quórum. En la mayoría de las corporaciones, una mayoría simple lo hará. Por ejemplo, una junta con diez miembros tendría un quórum si seis estuvieran presentes.
Haga que el presidente de la junta llame a la reunión para ordenar, como se muestra en los minutos de muestra de la Ayuda de la Administración. La secretaria debe tomar la asistencia llamando en voz alta los nombres de los miembros de la junta que responden en voz alta si están presentes.
Pregunte si los miembros de la junta revisaron las actas de la reunión anterior y si se sugieren cambios. Luego pregunte a otros miembros si están de acuerdo con los cambios. Tenga en cuenta el acuerdo y el desacuerdo. Luego, vote si los cambios deben realizarse. Si la mayoría vota a favor, anuncie que los cambios se realizarán y se distribuirán a todos los miembros para su aprobación en la próxima reunión.
Pida a los presidentes de los comités que informen sobre los eventos desde la última reunión. Observe cómo los minutos de muestra a los que McNamara se refiere muestra a los miembros que describen reuniones o eventos a los que han asistido.
Vota las mociones hechas por los miembros de la junta para realizar una tarea. Algunos ejemplos de mociones son contratar a un consultor para redactar subvenciones, aprobar listas de verificación y estados financieros, e incluso enviar regalos a empleados que están enfermos.
Haga que los miembros de la junta informen sobre “nuevos negocios” o próximos eventos. ¿Están asistiendo a conferencias que otros asistentes deben conocer? O, ¿están solicitando asesoramiento sobre un tema en particular?
Levantar la sesión y anunciar la hora en que se levantó la sesión. Indique la fecha, hora y lugar de la próxima reunión. Especifique si la junta continuará reuniéndose en la sesión "ejecutiva" donde no se permiten miembros que no son miembros de la junta.
